Compte rendu du conseil d'administration du 05/09/2016 - Historique des versions

Dw : /* Les questions diverses */

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Les questions diverses

Dw : /* Les questions diverses */

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Les questions diverses

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

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L’adhésion 2016/2017

Dw : /* La formation */

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La formation

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

2016-09-20T06:51:18Z

L’adhésion 2016/2017

Dw : /* Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA */

2016-09-20T06:50:12Z

Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA

Dw : /* Les finances */

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Les finances

Dw : /* L’approbation du CA du 20/06/2016 */

2016-09-20T06:48:01Z

L’approbation du CA du 20/06/2016

Dw : Compte-rendu du CA du 05/09/2016

2016-09-20T06:47:25Z

Compte-rendu du CA du 05/09/2016

Nouvelle page

==Ordre du jour==
* L’approbation du CA du 20/06/2016
* Les finances
* Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA
* L’adhésion 2016/2017
* La formation
* Les séjours 2016
* La gouvernance
* La journée des dirigeants le 22/10/2016 à Armentières
* La réunion du 5 novembre 2016
* Les questions diverses

==Présence==
; étaient présents :
Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, François Gaillard, Yveline Cruppe, Maurice Gruson, Sandrine Cour, Sylvie Ansart, Michel Lobbedey, Nadine Coupez, Véronique Mouflin, Christine Delaporte.
; était excusés :
Patrice Grevet (procuration à Dominique), Ghislaine Rohart (procuration à Danielle), Régine Leroux (procuration à Danielle).

==L’approbation du CA du 20/06/2016==
Aucune réserve n’a été formulée.
'''''Le compte rendu du conseil d’administration du 20 juin 2016 a été adopté à l’unanimité.'''''

==Les finances==
Marie-Madeleine nous a donné la situation de la trésorerie qui est satisfaisante.
Les dépenses des trois derniers séjours ont été enregistrées.
La marge sur les séjours s’élève à 2 733 € et la subvention accordée aux jeunes à 3 683 €.
Les acomptes sur les séjours 2017 ont été versés pour 4 355 €.
Diverses dépenses ont été payées telles que l’achat d’un ordinateur portable, l’assurance du local, formation GPS…
La subvention du ministère de la Jeunesse et des Sports demandée auprès de Mr le Député devrait nous être versée très prochainement (1 000 €).
Reste à envisager pour nos sauvegardes : soit l’achat d’un disque dur externe ; soit un abonnement à un espace de stockage (Cloud hébergé en France pour plus de sécurité).

==Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA==
Il peut arriver que l’on doive prendre une décision urgente qui entraîne un paiement. Il n’est pas facile de réunir rapidement les membres du Conseil d’Administration pour soumettre la décision à leur vote.
La question suivante a été posée lors de ce présent Conseil :
''« Autorisez-vous le Président, après consultation des membres du Bureau, à engager des dépenses à hauteur de 750 € maximum sans consultation préalable des membres du Conseil d’Administration ? »''
La décision a été acceptée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.

==L’adhésion 2016/2017==
La FFRP a fourni les nouveaux tarifs de licence pour la saison 2016/2017. La cotisation à notre association était de 8 € pour la saison précédente. La question suivante a été mise au vote :
« Êtes-vous d’accord pour fixer la cotisation au club au même tarif soit 8 € ? »
La décision a été acceptée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.
La page du site et les documents d’adhésion vont êtres actualisés le plus rapidement possible.

==La formation==

* PSC1 : 12 inscrits La formation aura lieu le samedi 10 septembre au Centre d'incendie et de Secours de La Bassée ;
* SA1 : 4 inscrits Christian Fiévez, Marcelle Petit, Blandine Courouble et Christian Leroux les 1er et 2 octobre à Olhain ;
* SA2 : 1 inscrit Dominique Cardon 14 au 20 novembre à Morbecque ;
* Marche nordique : Marie-Laurence Sicard 24 et 25 septembre au CREPS de Wattignies ;
* GPS : Bernard Cruppe et Nadine Coupez les 25 et 26 novembre à Zuydcoote.

Les formations entreprises permettent de rattraper le déficit en animateurs qualifiés. Néanmoins, on doit continuer à solliciter de nouvelles recrues afin d’assurer l’encadrement de nos activités de randonnées hebdomadaires et l’accompagnement de nos participants aux séjours en toute sécurité.
Notre dernier message auprès de nos adhérents n’a pas entraîné de retours positifs mais Francis insiste pour que les adhérents s’investissent dans le club et ne se comportent pas uniquement en « consommateurs ».

==Les séjours 2016==

* Le Beaufortain en étoile : le séjour s’est très bien passé malgré les aléas de la météo.

* Le tour du Beaufortain : pas d’informations particulières

* Périgord noir : séjour complet 44 personnes.

Francis attire l’attention sur la difficulté de certains séjours, en montagne notamment, et propose :

- que les organisateurs des séjours ne sous-estiment pas la difficulté des randonnées en terme de dénivelé, de durée, de terrain (pierres plus ou moins grosses ou glissantes) …

- que les participants se responsabilisent en s’inscrivant aux séjours qui correspondent à leurs capacités physiques et d’endurance.

==La gouvernance==
Dans les prochains mois, tous les domaines de la gouvernance, dont la présidence devront être à nouveau examinés avec attention.

Actuellement, deux domaines nécessitent une attention particulière :

* La gestion administrative des séjours : François a bien pris en main la responsabilité des séjours. Jean-Luc a préparé le dernier séjour 2016, mais il reste à déclarer les participants au Périgord noir. Nous devons finaliser avec Catherine sa collaboration aux déclarations auprès de la FFRP.

Par ailleurs, la mise en ligne des séjours sur le site représente une lourde charge de travail, nous devons trouver des personnes désirant s’investir dans ce domaine.

* La gestion du serveur : jusqu’à présent, Jean-Luc assurait cette tâche et a donné des informations à Sandrine qui a pris le relais. Elle nous avait dit qu’elle ferait un bilan après quelques mois de surveillance. Ce jour, elle nous a fait part des difficultés rencontrées dans cette mission et a signalé qu’elle n’avait pas les connaissances nécessaires pour en assurer la responsabilité.
Les questions qui se posent sont les suivantes :
:::* devons-nous recourir à un prestataire extérieur administrateur système et bases de données ? quel en serait le coût ?
:::* ou doit-on migrer vers un site, de conception plus modeste certes, mais d’une utilisation plus simple ?
:::* quelles sont les données que l’on souhaite sauvegarder ?
Il convient de bien réfléchir aux différentes solutions.

==La journée des dirigeants le 22/10/2016 à Armentières==
Cette année, il s’agit d’une réunion régionale. Francis y assistera avec Régine afin de connaître les orientations de notre comité.

==La réunion de 5 novembre 2016==
Elle aura pour but :
* La présentation des séjours 2017
* La sensibilisation des adhérents à la nécessité de poursuivre les efforts de formation d’animateurs

Pour ce qui est de l’organisation pratique :
:::* l’apéritif, les boissons et le fromage seront pris en charge par le club ;
:::* les adhérents prépareront le « sucré-salé » comme d’habitude ;
:::* le secrétariat se charge de solliciter les adhérents par courriel et par formulaire de participation.

==Les questions diverses==

* Le local : l’affectation de la salle du premier étage du Foyer est confirmée. Elle doit être équipée de mobilier et de la WIFI courant de ce mois.

* La Quinzaine du sport : les propositions ont été prévues dans les programmes des activités. Le site a mis en avant cet événement sur la page d’accueil de notre site. Il faut prévoir quelques tracts de présentation de notre club ainsi que quelques demandes d’adhésion pour les personnes extérieures qui souhaiteraient adhérer à notre association.

* Le rachat des équipements de sécurité : Jean-Luc Queva a envoyé un message pour proposer le rachat des 2 derniers équipements de sécurité (ARVA+pelle+sonde) que nous avions achetés 440 € en 2014. Dans la mesure où, nous avions décidé de louer des ARVA dernière génération pour le séjour raquettes 2016, nous procéderons de la même façon pour les éventuels futurs séjours raquettes. La question suivante a été posée aux membres du Conseil d’Administration :
« Êtes-vous d’accord pour la cession à Jean-Luc des 2 équipements pour 50 % du prix d’achat soit 220 € ? »
La décision a été approuvée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.

* Le balisage : Bernard a lancé la campagne de balisage. Bernard remercie les 3 personnes non formées qui se sont portées volontaires.

* La date prochain CA est fixée au lundi 17/10/2016 à 18h30 salle de Conférences de l’Espace Carnot

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	; Le balisage : Bernard a lancé la campagne de balisage. Bernard remercie les 3 personnes non formées qui se sont portées volontaires.		; Le balisage : Bernard a lancé la campagne de balisage. Bernard remercie les 3 personnes non formées qui se sont portées volontaires.

−	; La date prochain CA : est fixée au lundi 17/10/2016 à 18h30 salle de Conférences de l’Espace Carnot	+	; La date du prochain CA : est fixée au lundi 17/10/2016 à 18h30 salle de Conférences de l’Espace Carnot.

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 ==Les questions diverses==
-* Le local : l’affectation de la salle du premier étage du Foyer est confirmée. Elle doit être équipée de mobilier et de la WIFI courant de ce mois.
+; Le local : l’affectation de la salle du premier étage du Foyer est confirmée. Elle doit être équipée de mobilier et de la WIFI courant de ce mois.
-* La Quinzaine du sport : les propositions ont été prévues dans les programmes des activités. Le site a mis en avant cet événement sur la page d’accueil de notre site. Il faut prévoir quelques tracts de présentation de notre club ainsi que quelques demandes d’adhésion pour les personnes extérieures qui souhaiteraient adhérer à notre association.
+; La Quinzaine du sport : les propositions ont été prévues dans les programmes des activités. Le site a mis en avant cet événement sur la page d’accueil de notre site. Il faut prévoir quelques tracts de présentation de notre club ainsi que quelques demandes d’adhésion pour les personnes extérieures qui souhaiteraient adhérer à notre association.
-*  Le rachat des équipements de sécurité : Jean-Luc Queva a envoyé un message pour proposer le rachat des 2 derniers équipements de sécurité (ARVA+pelle+sonde) que nous avions achetés 440 € en 2014. Dans la mesure où, nous avions décidé de louer des ARVA dernière génération pour le séjour raquettes 2016, nous procéderons de la même façon pour les éventuels futurs séjours raquettes. La question suivante a été posée aux membres du Conseil d’Administration :
+;  Le rachat des équipements de sécurité : Jean-Luc Queva a envoyé un message pour proposer le rachat des 2 derniers équipements de sécurité (ARVA+pelle+sonde) que nous avions achetés 440 € en 2014. Dans la mesure où, nous avions décidé de louer des ARVA dernière génération pour le séjour raquettes 2016, nous procéderons de la même façon pour les éventuels futurs séjours raquettes. La question suivante a été posée aux membres du Conseil d’Administration :
 « Êtes-vous d’accord pour la cession à Jean-Luc des 2 équipements pour 50 % du prix d’achat soit 220 € ? »
 La décision a été approuvée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.
-* Le balisage : Bernard a lancé la campagne de balisage. Bernard remercie les 3 personnes non formées qui se sont portées volontaires.
+; Le balisage : Bernard a lancé la campagne de balisage. Bernard remercie les 3 personnes non formées qui se sont portées volontaires.
-* La date prochain CA est fixée au lundi 17/10/2016 à 18h30 salle de Conférences de l’Espace Carnot
+; La date prochain CA : est fixée au lundi 17/10/2016 à 18h30 salle de Conférences de l’Espace Carnot

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 ==L’adhésion 2016/2017==
-La FFRP a fourni les nouveaux tarifs de licence pour la saison 2016/2017.
+La FFRP a fourni les nouveaux tarifs de licence pour la saison 2016/2017. La cotisation à notre association était de 8 € pour la saison précédente.
 La question suivante a été mise au vote :

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 ==La formation==
-* PSC1 : 12 inscrits  La formation aura lieu le samedi 10 septembre au Centre d'incendie et de Secours de La Bassée ;
+* '''PSC1''' : 12 inscrits  La formation aura lieu le samedi 10 septembre au Centre d'incendie et de Secours de La Bassée ;
-* SA1 : 4 inscrits Christian Fiévez, Marcelle Petit, Blandine Courouble et Christian Leroux les 1er et 2 octobre à Olhain ;
+* '''SA1''' : 4 inscrits Christian Fiévez, Marcelle Petit, Blandine Courouble et Christian Leroux les 1er et 2 octobre à Olhain ;
-* SA2 : 1 inscrit Dominique Cardon 14 au 20 novembre à Morbecque ;
+* '''SA2''' : 1 inscrit Dominique Cardon 14 au 20 novembre à Morbecque ;
-* Marche nordique : Marie-Laurence Sicard 24 et 25 septembre au CREPS de Wattignies ;
+* '''Marche nordique''' : Marie-Laurence Sicard 24 et 25 septembre au CREPS de Wattignies ;
-* GPS : Bernard Cruppe et Nadine Coupez les 25 et 26 novembre à Zuydcoote.
+* '''GPS''' : Bernard Cruppe et Nadine Coupez les 25 et 26 novembre à Zuydcoote.
 Notre dernier message auprès de nos adhérents n’a pas entraîné de retours positifs mais Francis insiste pour que les adhérents s’investissent dans le club et ne se comportent pas uniquement en « consommateurs ».

@@ Ligne 48 : / Ligne 48 : @@
 ==L’adhésion 2016/2017==
-La FFRP a fourni les nouveaux tarifs de licence pour la saison 2016/2017. La cotisation à notre association était de 8 € pour la saison précédente. La question suivante a été mise au vote :
+La FFRP a fourni les nouveaux tarifs de licence pour la saison 2016/2017.
 « Êtes-vous d’accord pour fixer la cotisation au club au même tarif soit 8 € ? »
 La décision a été acceptée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.
 La page du site et les documents d’adhésion vont êtres actualisés le plus rapidement possible.

@@ Ligne 38 : / Ligne 38 : @@
 ==Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA==
-Il peut arriver que l’on doive prendre une décision urgente qui entraîne un paiement. Il n’est pas facile de réunir  rapidement les membres du Conseil d’Administration pour soumettre la décision à leur vote.
+Il peut arriver que l’on doive prendre une décision urgente qui entraîne un paiement.
-La question suivante a été posée lors de ce présent Conseil :
+Il n’est pas facile de réunir  rapidement les membres du Conseil d’Administration pour soumettre la décision à leur vote.
 ''« Autorisez-vous le Président, après consultation des membres du Bureau, à engager des dépenses à hauteur de 750 € maximum sans consultation préalable des membres du Conseil d’Administration ? »''
 La décision a été acceptée à l’unanimité des voix présentes ou représentées.

@@ Ligne 23 : / Ligne 23 : @@
 ==Les finances==
 Marie-Madeleine nous a donné la situation de la trésorerie qui est satisfaisante.
 Les dépenses des trois derniers séjours ont été enregistrées.
 La marge sur les séjours s’élève à 2 733 € et la subvention accordée aux jeunes à 3 683 €.
 Les acomptes sur les séjours 2017 ont été versés pour 4 355 €.
 Diverses dépenses ont été payées telles que l’achat d’un ordinateur portable, l’assurance du local, formation GPS…
 La subvention du ministère de la Jeunesse et des Sports demandée auprès de Mr le Député devrait nous être versée très prochainement (1 000 €).
 Reste à envisager pour nos sauvegardes : soit l’achat d’un disque dur externe ; soit un abonnement à un espace de stockage (Cloud hébergé en France pour plus de sécurité).

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 ==L’approbation du CA du 20/06/2016==
 Aucune réserve n’a été formulée.
 '''''Le compte rendu du conseil d’administration du 20 juin  2016 a été adopté à l’unanimité.'''''

Compte rendu du conseil d'administration du 05/09/2016 - Historique des versions

Dw : /* Les questions diverses */

Dw : /* Les questions diverses */

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

Dw : /* La formation */

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

Dw : /* Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA */

Dw : /* Les finances */

Dw : /* L’approbation du CA du 20/06/2016 */

Dw : Compte-rendu du CA du 05/09/2016

Dw : /* Les questions diverses */

Dw : /* Les questions diverses */

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

Dw : /* La formation */

Dw : /* L’adhésion 2016/2017 */

Dw : /* Limite pour un engagement de dépense sans autorisation préalable du CA */

Dw : /* Les finances */

Dw : /* L’approbation du CA du 20/06/2016 */

Dw : Compte-rendu du CA du 05/09/2016