Compte rendu du conseil d'administration de BenB du 08/12/2008

Compte-rendu du bureau de BenB du 08/12/2008

Ordre du jour :

• Les élections du bureau ;
• Le programme des balades de janvier à avril 2009 ;
• La gestion administrative, comptable et fiscale de BenB :
  • La demande d'habilitation de BenB à recevoir des dons et délivrer des reçus fiscaux et ses conséquences ;
  • La comptabilité recettes-dépenses avec utilisation du plan comptable et d’un nouveau logiciel ;
  • La facturation des séjours des adhérents ;
  • La base de données des ressources papier : cartes, topo-guides, livres, documents ;
  • Le site de BenB : critiques et améliorations à apporter ;
• Le local de BenB : rangement et permanence ;
• La convivialité : gestion des boissons ;
• Les actions extérieures de BenB : les Érables, "un chemin, une école" ;
• Le balisage et les baliseurs : responsabilité, création de chemins ;
• Les investissements : informatiques, cartographiques, matériels ;
• Lille Lumières 2009 : décision, recherche d’une salle, planning ;
• Les questions diverses.

Présence

• Étaient présents :

Jean-Luc Queva, Marie-Claude Malbranque, Daniel Verstaevel, Marcel Gauget, Richard Droubaix, Marie-Paule Delmaere, Monique Dubrulle, Danielle Wojnarowski, Vincent Bober, Patrice Grevet, Christian Fiévez, Patrick Poteau.

• Étaient excusées :

Catherine Lukowski (procuration à Danielle Wojnarowski), Brenda Barré.

Les élections du bureau

Se sont présentés et ont été élus à l’unanimité :

Jean- Luc Queva, Président Marie-Claude Malbranque, Vice- Président Daniel Verstaevel, Secrétaire Danielle Wojnarowski, Secrétaire Adjoint Marcel Gauget, Trésorier Christian Fiévet, Trésorier Adjoint

Le programme des balades de janvier à avril 2009

Le programme est en ligne à la page suivante :

http://benb.fr/action/view/Programme_des_balades_(de_janvier_%C3%A0_avril_2009)

La gestion administrative, comptable et fiscale de BenB

• La demande d'habilitation de BenB à recevoir des dons et délivrer des reçus fiscaux et ses conséquences.

Un document a été remis aux membres du bureau pour leur expliquer la démarche et les conséquences de cette mesure fiscale. Cette demande d’habilitation doit être étayée par de solides arguments afin que BenB soit considérée comme une association d’intérêt général et soit autorisée à recevoir des dons et à émettre des reçus fiscaux. Dès que ce dossier sera prêt, nous demanderons une entrevue avec le correspondant fiscal de BenB afin de nous assurer dans notre démarche.

Si cette possibilité nous est accordée, il conviendra de mettre en place une gestion rigoureuse des déplacements avec des procédures informatisées afin d’éviter la multiplication des documents papier. Ceci nécessitera la mise en place d’une sauvegarde régulière et d’une signature électronique.

• La comptabilité recettes-dépenses plus proche du plan comptable et l’utilisation d’un nouveau logiciel.

Jean-Luc souhaite que Marcel et Christian tiennent la comptabilité de BenB dans le respect du Plan Comptable Général (P.C.G.). Il préconise l’utilisation du logiciel gratuit : Grisbi dont une nouvelle version devrait voir le jour prochainement.

Dans un premier temps, Jean-Luc, Danielle, Marcel et Christian vont reprendre la comptabilité de 2007/2008 afin, d’une part, de paramétrer correctement le logiciel en fonction de spécificités de BenB, et d’autre part, afin d’en faire l’apprentissage pour palier aux absences temporaires de l’un ou de l’autre.

• La facturation des séjours des adhérents.

Une facturation dématérialisée doit être mise en place dès que possible.

• La base de données des ressources papier : cartes, topo-guides, livres, documents.

Jean-Luc souhaite mettre en place une gestion informatisée de nos ressources documentaires avec la mise en place d’une base de données créée grâce au module Base de Open Office. Ce qui nous permettrait de connaître à tout moment l’état de notre documentation, et de connaître la personne qui a emprunté tel document.

• Le site de BenB.

Le site est régulièrement visité mais il semble que la page d’accueil soit à revoir.

Le local de BenB

• Le rangement.

Gérard doit modifier la largeur des rayons afin qu’ils puissent mieux recevoir les livres et topo-guides. Après quoi, Marie-Claude se chargera du rangement.

Il est conseillé de mettre en évidence les dates d’édition sur les cartes.

• La permanence.

Jean-Luc souhaite qu’une permanence de notre local soit mise en place. Il a été décidé que le local serait ouvert le jeudi en quinzaine (après la balade du jeudi) de 17 heures 30 à 19 heures.

La permanence serait tenue à tour de rôle par deux personnes, Richard se chargeant d’établir un planning. Pendant les permanences, on pourrait en profiter pour parfaire le rangement et pour saisir les informations dans la base de données (actuellement à l’étude).

Une communication dans la presse est envisagée ainsi qu’un panneau signalétique.

La convivialité

On cherche un volontaire pour la gestion des boissons à stocker et à amener lors des manifestations.

Les actions extérieures de BenB

• Les Érables

Cette année, une balade a été organisée avec les résidents des Érables. Marie-Claude propose que nous attendions les « beaux jours » pour en proposer une autre.

• « Un chemin, une école »

La question est remise à plus tard. Il convient, dans un premier temps, de trouver un professeur des écoles du Nord intéressé par ce projet. Il convient aussi de trouver des adhérents qui veulent s'impliquer dans ce projet

Le balisage et les baliseurs

• La responsabilité

Marcel veut bien rester responsable des chemins : le GR et le PR des 3 villes à Marcq-en-Baroeul.

On attend une décision du Conseil Général qui devrait confier le balisage des PR aux associations. Sur les 84 associations, 40 ont des baliseurs officiels.

Richard et Vincent vont s’inscrire à la formation « baliseur ».

Jean-Luc souhaite que l’entretien du chemin « au fil de l’eau » soit revu.

• La création de chemins

Le Conseil Général souhaite plutôt garder les chemins, notamment ceux qui ont un thème bien identifié.

Les investissements

Patrice a réalisé une étude très intéressante sur les nouveaux moyens d’orientation, non sans avoir rappelé que la carte papier et la boussole restent les outils fondamentaux de la randonnée et qu’ils sont suffisants dans nos balades locales. Patrice se propose même pour une formation interne.

Par contre, dans un environnement plus complexe comme la montagne, les nouveaux outils − cartes numériques et GPS − se révèlent nécessaires voire indispensables pour la sécurité des randonneurs. Des informations sont disponibles sur Internet, dans la dernière revue Passion Rando ou encore dans le catalogue du Vieux Campeur. Patrice va se rendre au salon de la randonnée, fin mars, à Paris, il y trouvera encore plus d’informations.

Un choix devra se faire :

• pour les cartes numérisées :
  • entre les cartes scannées : Géorando d’IGN ou Carto Exploreur de Bayo ;
  • et les cartes vectorielles de Garmin ou Magellan ;
• pour les GPS : entre Orégon de Garmin ou Triton de Magellan.

Le coût se situe entre 225 € et 500 € environ, plus le coût des cartes.

On pourrait contacter Seclin Rando qui est équipé de Carto Exploreur pour leur demander leur avis sur ce produit et son utilisation.

Lille Lumières 2009

La recherche d’une salle avec une capacité suffisante reste le problème majeur. Jean-Luc ne souhaite plus traiter avec la mairie de Lille afin d’éviter les déconvenues de 2008. Mais, bien sûr, il convient de rester en bons termes avec les responsables de la Ville de Lille sans lesquels notre manifestation ne pourrait avoir lieu.

Marcel vient de rencontrer le responsable de la mairie qui s’occupe du Zénith et du Grand Palais. Il semble que le prix réclamé (environ 7 000 €) correspond au prix de base. Ce responsable nous conseille de demander des subventions.

Olivier doit rencontrer l’intendant d’un collège privé situé avenue de Dunkerque. Il évoquera notre recherche de salle à louer.

Il convient de se fixer une date butoir pour la location de la salle. Date au-delà de laquelle Lille-Lumières 2009 ne se fera pas.

Les questions diverses

• les inscriptions et les paiements des séjours :

Pour le séjour de Sète, les gestionnaires du Lazaret réclament le paiement intégral 30 jours avant le début du séjour. Nous demanderons donc aux participants de verser le prix du séjour 325 € en 3 chèques :

• • de 115 € encaissé le 15/01/2009
  • de 110 € encaissé le 15/02/2009
  • de 100 € encaissé le 15/03/2009.

Ce mode de règlement sera généralisé pour tous les séjours afin de faire face aux paiement des acomptes par BenB.

• le 13/12/2008 : Lille-Lumières 2008 annulé mais…

Un groupe de randonneurs d’Ostende avaient déjà commandé leur autocar pour le 13 décembre et ont contacté Jean-Luc afin que quelques volontaires de BenB les guident dans Lille ce jour là.

Marcel, Jean-Luc, Daniel, Christian se chargeront des randonneurs belges.

Jean-Luc envoie un mail pour donner rendez-vous aux adhérents qui souhaitent participer à Lille-Lumières différemment des autres années.

Richard, Martine, Gérard et Armel accompagneront les BenBistes.

Daniel se charge de la photocopie du parcours version 2007.