Compte rendu du conseil d'administration du 05/12/2009

Ordre du jour

• l’élection du bureau ;
• le point sur les finances ;
• le remboursement de l'achat de cartographie numérique ;
• les questions diverses.

Présence

• étaient présents : Jean-Luc Queva, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marcel Gauget, Patrick Poteau, Patrice Grevet, Catherine Lukowski, Christian Fiévez, Vincent Bober, Richard Droubaix, Dominique Cardon ;

• étaient excusées : Monique Dubrulle, Brenda Barré,Marie-Claude Malbranque.

L’élection du bureau

Les membres du conseil d’administration ont élu aux fonctions de :

{| class="prettytable"

| Fonction | Élu |- | Président | Jean-Luc Queva |- | Vice-présidentes | Catherine Lukowski et Marie-Claude Malbranque |- | Trésorier | Marcel Gauget |- | Trésorier adjoint | Christian Fiévez |- | Secrétaire | Danielle Wojnarowski |- | Secrétaire adjoint | Daniel Verstaevel |- | Autres administrateurs | Patrice Grevet, Richard Droubaix, Patrick Poteau, Vincent Bober, Dominique Cardon, Monique Dubrulle, Brenda Barré |}

Jean-Luc souhaite assurer la pérennité de l’association et, qu’à terme, une autre personne puisse être en mesure d’assurer la présidence. L’élection de Catherine, notre benjamine, à la vice-présidence devrait lui permettre de se former pendant quelques années sous sa houlette.

Par ailleurs, il convient de rappeler que le président et les vice-présidentes ont un rôle de coordination et de contrôle des autres membres et qu’ils peuvent déléguer certaines tâches ponctuellement à tel ou tel administrateur. Pour ce faire, il y a peut-être lieu de désigner des commissions (balisage des chemins, programme des randonnées, organisation des séjours…).

Danielle propose que le président, le trésorier, le secrétaire, aidé de leur adjoint, listent leurs activités sur une année civile dans un tableau récapitulatif précisant : les activités, la date de réalisation, le destinataire, le support utilisé, les documents à joindre, etc...

Ce qui devrait permettre :

• d’établir un référentiel par fonction ;
• d’en garder une trace écrite (sous forme papier et/ou document partagé) ;
• de la mettre à jour si besoin ;
• d’assurer la continuité des activités en cas d’indisponibilité des uns ou des autres ou en cas d’élection d’un autre membre.

Le point sur les finances

Marcel nous a présenté les comptes qui sont corrects. Les acomptes des 2 séjours raquettes et du séjour du Morbihan sont déjà réglés. Les soirées théâtre présentent un résultat positif.

Le remboursement de l'achat de cartographie numérique

Jean-Luc souhaite que l’on rembourse seulement aux animateurs brevetés par la F.F.R.P. sur 3 ans leurs achats de cartographie numérique qui sert à préparer les séjours.

Pour ne pas être en porte à faux avec la fiscalité − interdiction de favoriser un membre d'une association − Danielle propose que :

• BenB achète la cartographie dont elle reste propriétaire ;
• BenB prête le matériel aux animateurs brevetés par la F.F.R.P. contre signature d’un contrat de prêt.

Les questions diverses

• l’épargne de BenB : accorder une réduction aux adhérents sur un prochain séjour en fonction de l’ancienneté dans le club ?

• les 10 ans de BenB : toujours à l’étude.

• La formation : BenB finance la formation aux adhérents intéressés. Leur proposer le calendrier des formations organisées par la F.F.R.P.

• Le changement de statut : déclaration à effectuer auprès de la préfecture.