Modification de Assemblée générale du samedi 5 mars 2016

L'assemblée générale annuelle de {{BenB}} s'est tenue au ''Foyer Social et culturel'', 33 rue de Lille à La Bassée le samedi 5 mars 2016. Les portes seront ouvertes dès '''18 heures''' afin de de vous permettre de remplir les formalités d'usage et l'assemblée générale débutera à '''{{nobr|18 heures 30}} précises'''.

À l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire :
* accueil du président ;
* rapport moral et d'activités ;
* rapport financier ;
* perspectives 2016 ;
* gouvernance de {{BenB}} ;
* modification du règlement intérieur ;
* élections pour le renouvellement des membres sortants du conseil d’administration conformément aux statuts : Dominique Cardon, Michel Lobbedey, Sylvie Ansart, Sandrine Cour, Christine Delaporte, François Gaillard, Régine Leroux, Véronique Mouflin, Olivier Queva, Sabine Sion.
* questions diverses.
<!--
Vous trouverez :
* le [[/cr|compte rendu officiel]] de l'assemblée générale ordinaire ;
<!--
* les [http://sarlat.io/p/benb20150328/ photos] de Jean-Michel.
--> 

==Présence==
; Membres du Conseil d'Administration présents : Francis RYNDAK, Bernard CRUPPE, Marie-Madeleine CARDON,  Daniel VERSTAEVEL, Danielle WOJNAROWSKI, Régine LEROUX, Dominique CARDON, Yveline CRUPPE, Patrice GREVET, Michel LOBBEDEY, Sylvie ANSART, Sandrine COUR, Christine DELAPORTE, François GAILLARD, Véronique MOUFLIN, Sabine SION, Ghislaine ROHART.
; Membres du Conseil d'Administration excusés : Christian FIEVEZ, Olivier QUEVA, Maurice GRUSON.

==Invités==
* Phlippe Waymel, maire de La Bassée ;
* Ludovic Vandoolaeghe, adjoint chargé des sports.

==Accueil du président, Francis Ryndak==   

Après avoir souhaité la bienvenue aux 171 adhérents présents et représentés, sur les 201 membres que compte notre association au 31 décembre 2015, le Président a salué la présence de M. Philppe Waymel, Maire de La Bassée et de M. Ludovic Vandoolaeghe, Adjoint aux sports.

Le Président a ensuite présenté, au nom de notre association, ses remerciements à :

* la Municipalité de La Bassée pour les prêts de salles et de matériel, pour le local qui nous sera dévolu et pour l'aide financière qui nous a été consentie en 2015, ainsi que les différents services municipaux pour leur collaboration.

* notre partenaire A.P.I. et plus particulièrement à Olivier, à Didier et à leurs collaborateurs ( ce soir Hugo) grâce à qui les repas de nos manifestations sont préparés, dont le repas de ce soir qui nous est offert.

* aux talents de B en B :

:::* aux membres du conseil d'administration et du bureau pour le travail accompli et l'aide précieuse qu'ils lui apportent
:::* aux adhérents qui ont accepté de suivre une formation de la FFRP
:::* aux petites mains et aux gros bras de B en B qui participent activement à l'organisation des manifestations et à l'aménagement des locaux.
:::* à nos spécialistes en informatique.
:::* aux animateurs de randonnées, 
:::* aux organisateurs et animateurs de séjours.
:::* aux auteurs de comptes-rendus des séjours et aux photographes
:::* aux personnes responsables des inscriptions des adhérents
:::* et à tous ceux qui prennent une part active à la vie du club.

Le Président a ensuite fait le point des adhésions au 31/12/2015

Au 31 décembre 2015, le nombre d’adhérents était de '''201''' - 125 femmes (62 %) et 76 hommes (38 %) - qui se répartissent comme suit :
<center>
{| class="wikitable" style="width: 80%; text-align: center" cellpadding="50"
|-
! style="width: 20%;" | âge 
! style="width: 20%;" | femmes 
! style="width: 20%;" | hommes 
! style="width: 20%;" | total 
! style="width: 20%;" | % 
|-
| '''de 0 à 9 ans''' || 6 || 4 || 10 || 5 % 
|-
| '''de 10 à 19 ans''' || 12 || 11 || 23 || 11 %
|-
| '''de 20 à 29 ans''' || 2 || 0 || 2 || 1 %
|-
| '''de 30 à 39 ans''' || 0 || 0 || 0 || 0 %
|-
| '''de 40 à 49 ans''' || 7 || 2 || 9 || 4 %
|-
| '''de 50 à 59 ans''' || 22 || 9 || 31 || 15 %
|-
| '''de 60 à 69 ans''' || 67 ||  40||  107|| 53 %
|-
| '''de 70 à 79 ans''' || 8 || 10 || 18 || 9 %
|-
| '''plus de 80 ans''' || 1 || 0 || 1 || 0 %
|}
</center>

Ce nombre a évolué depuis ; nous avons à ce jour '''214 adhérents'''.

==Le rapport moral et d’activités==

===Le rapport moral===
Francis a exposé la finalité de notre association et défini ses caractéristiques :

* Comment définir {{BenB}} ?
:::* Amitié, 
:::* Bénévolat, 
:::* Complémentarité.
:::* Goût de l'effort et acceptation des limites de l'autre différent.
:::* Plaisir de marcher ensemble et de découvrir la nature, ses merveilles insoupçonnées et nos richesses patrimoniales.

* Notre ambition : être au service du plus grand nombre en adoptant des programmes diversifiés :
:::* randos classiques, journées sac à dos, randos douces, marche nordique …
:::* séjour montagne, mer, campagne, pendant ou en dehors des vacances scolaires.

* Pour réussir ces différentes missions , il nous est nécessaire 
:::* de renforcer les équipes d'animateurs de tous niveaux, 
:::* de renforcer l'équipe des organisateurs de séjours pour permettre à ceux qui en ont manifesté le désir de prendre une pause.

* Comment pouvons-nous être au service du plus grand nombre ?
:::* Aux jeunes avec une réduction de 50 %  sur leurs séjours et une gratuité de cotisation.
:::* A certains séniors qui ont retrouvé le chemin du club grâce aux randos douces qui ont été mises en place.
:::* Aux adultes en général avec la marche nordique qui trouve de nouveaux adeptes.
:::* Aux amateurs de séjours adaptés à leurs goûts et à leurs contraintes. A ce titre, des options nouvelles sont à rechercher et à proposer.

* N'oublions pas que tous les adhérents de B en B sont des bénévoles :
Les animateurs et organisateurs de séjours paient leurs séjours et leurs déplacements même s’ils bénéficient d’une réduction fiscale (partielle) sur les déplacements non remboursés par BenB.
Le non remboursement de leurs frais est assimilé à un don par l'administration fiscale. Notre club est habilité à recevoir des dons et à délivrer des reçus fiscaux .

* Notre participation à la vie locale avec :
:::* L’organisation du Parcours du Cœur sous l'égide de la Municipalité ;
:::* Notre participation à la quinzaine du sport de la ville de La Bassée.

===Le rapport d’activités===

* '''les randonnées hebdomadaires''' : interventions de Bernard et Yveline

Bernard a précisé les points suivants :
:::* les randonnées proposées sont inscrites dans une base de données. 
:::* Une commission est chargée d’effectuer un choix selon les dates inscrites au calendrier. 

Bernard a invité les adhérents à déposer leurs projets de randonnées dans cette base. Les propositions ne sont pas réservées aux seuls animateurs.
Si vous avez des propositions, n’hésitez pas à les soumettre (lien sur le site rubrique Randonnées), nous sommes à votre disposition pour vous aider en cas de besoin.

<center>
{| class="wikitable" style="width: 90%; text-align: center;"
|+ Les randonnées en 2015
|-
! style="width: 25%;" | type de randonnées
! style="width: 25%;" | nombre de randonnées 
! style="width: 25%;" | distance moyenne 
! style="width: 25%;" | nombre moyen de marcheurs 
|-
| dimanche matinée || 20 || 12 km || 21
|-
| journée sac à dos || 5 || 24 km || 15
|-
| jeudi après-midi || 21 || 10 || 24
|-
| jeudi "randos douces" || 14 || 6,5 km || 19
|}
</center>


Yveline a rappelé que les ''randos douces'' sont proposées à nos adhérents depuis 2014. Elles permettent d’accueillir des marcheurs qui souhaitent :
:::*Marcher moins vite ;
:::*Marcher moins longtemps ;
:::*Marcher moins loin…
<center>
'''Mieux vaut avancer doucement que d’être à l’arrêt !'''
</center>
Elle est encadrée par des animateurs spécialement formés à cette activité.  
Hormis les bienfaits incontestables  de la marche sur la santé, cette activité permet de créer des liens et des échanges entre les marcheurs et parfois faire oublier les problèmes du quotidien.

* '''la marche nordique''' : intervention de Dominique
Dominique a rappelé que cette activité est proposée à nos adhérents depuis 2012. Les séances sont proposées : 
:::* les mardis soir 
:::* les samedis matin, 
:::* les jeudis soir pendant la bonne saison. 
Elles ont lieu : 
:::* au stade communal, 
:::* à la base nautique de Wingles, 
:::* au jardin des poètes ou sur les terrils, 
il faut toujours se référer au programme, car de plus en plus, nous essayons de varier nos sites. 

La présence moyenne a été de 6 participants en 2015 ; ce chiffre prend en compte toutes les séances, même celles où la météo ou les aléas du calendrier nous sont très défavorables. L'année 2016 démarre sous de meilleurs auspices, avec une moyenne de 10 (à la mi-février). La marche nordique est une activité sportive et doit se pratiquer comme telle, elle est alors bénéfique pour le cœur et améliore le souffle, bonne pour l'ossature, les articulations et la musculature. Sans à-coups, cette activité ne "brutalise" pas notre corps et est bien adaptée à nos conditions physiques. Nous sommes toujours 5 animateurs prêts à initier et conseiller les personnes intéressées et cela à toutes les séances proposées.

* '''les séjours''' : intervention de Patrice

Patrice a rappelé les caractéristiques des séjours proposés :
:::* séjours en fixe dont 1 séjour raquettes
:::* 2 séjours itinérants dont 1 de 2 semaines
:::* du plus ou moins sportif permettant à chacun des marcheurs quelle que soit sa condition de trouver un séjour qui lui convienne. Certains séjours par le choix des randonnées s'adressent aux familles.

En 2015, notre association a proposé les séjours suivants :    

<center>
{| class="wikitable" style="width: 75%; text-align: center;"
|+ Les séjours en 2014
|-
! style="width: 25%;" | date 
! style="width: 25%;" | lieu 
! style="width: 25%;" | nombre de marcheurs 
|-
| Du 28 février au 7 mars || Raquettes au Bersend || 14
|-
| Du 25 avril au 2 mai || La Côte d'Émeraude || 19
|-
| Du 14 au 29 mai  || La Corse du sud || 16
|-
| Du 27 au 28 juin || WE La Côte d'Albâtre || 32
|-
| Du 11 au 18 juillet || Lamoura || 26
|-
| Du 18 au 26 juillet || Randonnée itinérante dans le Jura  || 14
|-
| Du 17 au 24 octobre || Les Calanques || 63
|}
</center>

* '''les relations avec la fédération''' : intervention de Francis

:::::* B en B a participé à la journée des dirigeants organisée par le Comité départemental ;

:::::* B en B participe au balisage des chemins PR et GR à Wambrechies et depuis 2014 les 2 PR «autour de la Libaude» 11, 300 km au départ de Marquillies  et «un siècle d'histoire» 11 , 700 km , au départ de Sainghin en Weppes . Il est à noter que le responsable de zone du CDRP a félicité le balisage réalisé par BenB et l’équipe des baliseurs emmenée par Bernard.

* '''les activités avec la ville de La Bassée''' : intervention de Francis

:::::* Le Parcours du Cœur à la demande de la Ville. En 2015 , cette manifestation a eu lieu le dimanche 29 mars, mais n'a pas eu le succès escompté en raison des mauvaises conditions météo.

:::::* Dans le cadre de la quinzaine du sport initié par la Municipalité , B en B a proposé 3 randonnées et 2 séances de marche nordique ouvertes à tous . Notre participation a permis l'adhésion d'une dizaine de nouveaux membres.

* '''Lille Lumières''' : intervention de Francis

:::::* l'édition 2015 a réuni 2054 marcheurs ; 

:::::* c'est 87 bénévoles dont 15 nouveaux adhérents qui ont relevé le défi de réussir cette journée, malgré les incertitudes liées à la situation  et même si de nouvelles missions comme la sécurité ont nécessité des aménagements de poste et un alourdissement des tâches ;

:::::* c'est la joie qui se lisait sur les visages des bénévoles et des marcheurs ;

:::::* C'est aussi et surtout une équipe de pilotage de 18 personnes, dont un manager et un secrétaire qui s'est impliqué à 150 % pendant de nombreuses semaines .

La 9{{sup|ème}} édition de Lille Lumières a été un vif succès. Alors pourquoi mettre un terme à cette belle aventure ?
C’est la question qui a été posée par certains adhérents déçus l’arrêt de Lille Lumières. Francis a expliqué longuement les raisons de l’arrêt. Ce n'est donc pas sans regret que cette décision a été prise. 

Le rapport moral et d'activités a été mis au vote à main levée.
<center>'''Le rapport moral et d’activités a été approuvé par 168 votes pour et 3 abstentions.'''</center>

==Le rapport financier== 
* '''Le rapport de Marie-Madeleine Cardon, trésorière'''
Marie-Madeleine a donné lecture de son rapport sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2015. Elle informe l'assemblée que le compte de résultat fait apparaître un bénéfice de 6430,29 €.

* '''La vérification des comptes''' : intervention de Christian Lamblin
Christian Lamblin et Sabine Groux ont procédé à la vérification des comptes. Ils ont eu à leur disposition le fichier comptable tenu sur Grisbi et le classeur des pièces justificatives. Ils ont présenté leur rapport indiquant :
:::* leur façon de procéder par échantillonnage et en comparant les écritures comptables aux pièces justificatives ;
:::* la qualité de la tenue de la comptabilité qui représente un travail important (environ  1 000 pièces comptables).

* '''La nomination des vérificateurs des comptes et vote du rapport financier'''
Sabine et Christian sont d’accord pour poursuivre leur mission. Leur nomination a été mise au vote à main levée.

<center>'''La nomination des vérificateurs a été approuvée à l’unanimité des voix.'''</center> 

Le rapport financier a été mis au vote à main levée.

<center>'''Le rapport financier a été approuvé à l’unanimité des voix.'''</center>

==Les perspectives 2016==

* '''Les séjours 2016''' : intervention de Patrice

Les séjours 2016 ont fait l’objet d’une présentation détaillée lors de la réunion de novembre 2015. Ils sont également disponibles sur le site de BenB. 

<center>
{| class="wikitable" style="width: 100%; text-align: center;"
|+ Les séjours en 2016
|-
! style="width: 34%;" | date 
! style="width: 42%;" | lieu 
! style="width: 24%;" | nombre de participants 
|-
| du dimanche 7 au dimanche 14 février || Raquettes à Morillon en Haute Savoie (JL) || 6
|-
| du samedi 12 au samedi 19 mars || Raquettes à Saint-Gervais en Haute-Savoie (JL et Daniel) || 15
|-
| du dimanche 10 au dimanche 17 avril  || Belle-Île-en-Mer, à Le Palais (Patrice) || 40
|-
| du jeudi 5 au dimanche 8 mai || La Baie du Mont Saint-Michel, à Saint-Pair-sur-Mer (JL) || 40
|-
| du mardi 7 au jeudi 23 juin || La Corse du nord (JL) || 15
|-
| du dimanche 10 au dimanche 17 juillet || Le Beaufortain en étoile (Patrice)  || 30
|-
| du dimanche 17 au dimanche 24 juillet || Le Tour du Beaufortain (JL) || 15
|-
| du mercredi 19 au mercredi 26 octobre || Le Périgord noir, Combas, près de Sarlat (Dominique) || 40
|}
</center>

Patrice a rappelé l’importante contribution de Jean-Luc dans ces propositions des séjours 2016 et dans la mise en place de procédures de sécurisation juridiques et financières qui devraient alléger la tâche de son successeur au poste de responsable tourisme.

* '''La formation''' : intervention de Francis

La formation est financée sur fonds propres du club, elle vient d’être réactivée en ce début d’année 2016 avec des inscriptions aux stages de :
:::* Balisage : 2 
:::* Module de Base : 5 
:::* SA2 : 1
:::* Marche nordique : 1

Nous allons solliciter les animateurs à poursuivre leur formation dans les délais.  

Nous avons créé un poste de responsable formation qui a été accepté par Régine. Elle assurera le suivi de la formation des animateurs et des baliseurs en lien avec la fédération.

* '''Le parcours du cœur le 03/04/2016''' 

A la demande de la municipalité, {{BenB}} est co-organisateur du Parcours du Cœur. {{BenB}} propose 3 parcours fléchés et 1 séance de marche nordique. Une réunion avec la municipalité a eu lieu cette semaine pour mettre au point les modalités pratiques.

==La gouvernance de {{BenB}}==  
Intervention de Francis
Le bureau a été renforcé afin de partager la gestion courante de {{BenB}} et d’alléger celle du président dans une démarche collégiale. De nombreuses solutions ont été trouvées au cours de l’année 2015 par la prise en charge de domaines d’activités par des membres du CA. Cependant l’arrêt progressif des responsabilités de Jean-Luc dans la gestion du club entraîne des fragilités notamment sur les domaines suivants : 
* les séjours avec le remplacement du responsable tourisme, 
* la gestion des photos (séjours, photo de la semaine),  
* la gestion du site (notamment la page d’accueil)  
* et sur l'entretien non courant du serveur : changement de version du serveur et des logiciels

Des pistes sont à l’étude, concernant les compétences qui ne seront plus pourvues avec l’arrêt des responsabilités de Jean-Luc, cependant si vous aviez un savoir faire dans ces domaines n’hésitez pas à vous manifester

==La modification du règlement intérieur==  
Intervention de Daniel

Afin de simplifier la procédure d’envoi des convocations aux assemblées générales et de réaliser des économies d’affranchissement, nous envisageons l’envoi de ces convocations :
* par courriel ;
* par voie postale pour les adhérents non connectés ;
* par notification sur la page d’accueil du site.

Le Conseil d’Administration du 29/02/2016 a approuvé l’ajout du point suivant à notre Règlement Intérieur  : 

'''''Les convocations aux AG ordinaires et extraordinaires sont adressées par courriel à l’adresse électronique communiquée lors de l’adhésion annuelle.<br/>Les adhérents titulaires de cette adresse électronique sont chargés de relayer cette information auprès des membres rattachés à leur licence (conjoint, enfants, petits enfants …).<br/>Les adhérents ne disposant pas d’une adresse courriel seront convoqués par voie postale.'''''


Comme cette modification de notre règlement intérieur relève d’une décision de l’Assemblée générale ordinaire, je vous propose de la mettre aux voix.

<center>'''La modification du Règlement Intérieur a été approuvé à l’unanimité des voix.'''</center>

==L’élection des membres du conseil d’administration==  
Intervention de Francis

;les membres sortants : Dominique Cardon, Michel Lobbedey, Sylvie Ansart, Sandrine Cour, Christine Delaporte, François Gaillard, Régine Leroux, Véronique Mouflin, Olivier Queva, Sabine Sion. Olivier Queva et Sabine Sion ne se représentent pas.
; les postulants : Nadine Coupez s’est portée candidate

Le vote se fera bulletin secret. Le matériel de vote a été remis aux adhérents lors de leur émargement. La collecte sera assurée grâce à des urnes qui vont circuler. 
Le dépouillement sera assuré par Francois Gaillard responsable du vote et ses assesseurs : 
Sylvie Ansart, Marcel Gauget, Marie-Élisabeth Vlaeminck, Gérard Dupire.

<center>'''Tous les membres sortants qui se sont représentés et les postulants ont été élus à l’unanimité des voix (171 voix).'''</center>

==Les questions diverses== 

Aucune autre question n’a été posée.

==Intervention de Ludovic Vandoolaeghe== 

M Vandoolaeghe, adjoint aux sports est intervenu en début de réunion. Il nous a félicités pour la qualité du travail fourni en 2015 et pour la sortie Lille Lumières des Basséens. Il espère que nous continuerons de travailler en bonne entente avec l’équipe des sports de la Mairie. Il a du nous quitter rapidement, étant retenu par ses fonctions.

==Intervention de Monsieur le Maire, Philippe Waymel== 

M Waymel a remarqué les applaudissements, signes de bonne santé de l’association et de sérénité dans les débats.
A titre personnel, il remercie les organisateurs et l’équipe dirigeante.
Il s’engage à nous attribuer un local pour la tenue de nos réunions.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. L'assemblée générale est suivie d'un apéritif offert par le club et d'un repas offert par API.

Les membres du CA se sont réunis, à la fin de la réunion pour procéder à l’élection du bureau.



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