Compte-rendu du Conseil d'administration du 12 février 2009

Compte-rendu du bureau de Bassée en Balade du 12/02/2009

Ordre du jour

• Les finances de Bassée en Balade par Marcel et Christian ;
• Les séjours en cours par Patrice, Patrick et Jean-Luc ;
• Les reçus fiscaux et la comptabilité par Danielle ;
• Lille-Lumières 2009 par Jean-Luc ;
• Les GPS et la cartographie numérique par Patrice ;
• L'achat de matériel de sécurité pour la raquette à neige par Jean-Luc et Patrice ;
• L'AG du CDRP59 du samedi 7 mars 2009 ;
• Les questions diverses.

Présence

• Étaient présents :

Jean-Luc Queva, Marie-Claude Malbranque, Christian Fiévez Marcel Gauget, Richard Droubaix, Catherine Lukowski Monique Dubrulle, Danielle Wojnarowski,Vincent Bober Patrice Grevet et Brenda Barré

• Étaient excusés :

Marie-Paule Delmaere qui est hospitalisée et Daniel Verstaevel qui a donné procuration à Jean-Luc Queva.

• Était absent :

Patrick Poteau

Les finances de Bassée en Balade

Marcel nous a présenté l'état des comptes. Les finances de Bassée en Balade sont correctes et permettront de financer les investissements nécessaires à la sécurité des randonneurs : GPS, carto-graphie numérique, ARVA, pelles et sondes.

Il a été décidé de clôturer le DAT et le Livret d'épargne et de reporter les fonds sur le Livret A.

Les séjours en cours

• Les raquettes à Aussois du 7 au 14 mars 2009

5 inscrits. Jean-Luc regrette qu'il n'y ait pas plus d'inscrits mais le séjour a lieu hors vacances scolaires, ceci explique peut-être cela.

• Sète, les copains d'abord du 18 au 25 avril 2009

52 inscrits logent au centre ; 3 personnes logent dans leur résidence secondaire ; et 5 personnes logent dans un autre gîte. Nous ne pouvons que regretter cette situation, d'une part, pour la cohésion du groupe constitué pour le séjour, et d'autre part, pour l'effort financier fait par les inscrits (petite marge incluse dans le prix de séjour pour tenir compte des frais de documentation, d'administration...) et auxquels les inscrits « extérieurs » ne participent pas tout en bénéficiant de la préparation et de l'encadrement des randonnées.

Christian s'occupe de la réservation du minibus de 9 places. Il semble qu'il y ait plus de 9 personnes intéressées par le voyage en minibus.

Une réunion d'informations sur le séjour et sur le covoiturage sera organisée.

• L'île de Skye en mai 2009 du 27 mai au 6 juin 2009

Patrick a remis un premier projet de séjour à Jean-Luc, mais celui-ci n'étant pas suffisamment précis, il lui a donc demandé de retravailler sur le séjour afin d'être le plus exact possible dans ses prévisions avec des justificatifs à l'appui.

S'il s'avère que le projet n'est pas présenté avec un devis précis, le séjour ne se fera pas dans le cadre de Bassée en Balade.

Pour éviter les désagréments liés à l'utilisation de la livre sterling, Jean-Luc, Marcel et Christian se renseignent sur la possibilité d'ouvrir un compte bancaire en Grande-Bretagne.

• Les Pyrénées 1 de Cauterets au Vignemale du 5 au 12 juillet 2009

29 inscrits. On doit considérer que les inscriptions sont closes, les capacités d'accueil du gîte n'étant pas extensibles.

• Les Pyrénées 2 de Tromouse et Gavarnie au Monte Perdido du 12 au juillet 2009

17 inscrits. Compte tenu du type de randonnées et du terrain sur lequel elles sont prévues et pour des raisons de sécurité évidentes, ici également, on doit considérer que les inscriptions sont closes.

• Le séjour de la Toussaint 2009

Richard est en train de monter le projet, il propose 2 pistes sur La Baule ou le Croisic. Il doit contacter les centres de vacances pour négocier les devis.

Les reçus fiscaux et la comptabilité

L'habilitation à recevoir des dons et à délivrer des reçus fiscaux

Les membres du bureau ont été informés des démarches entreprises par Jean-Luc auprès de l'administration fiscale et du dossier qui a été remis pour étayer notre demande. Vous avez également reçu le compte rendu de l'entretien que nous avons eu avec le chef du Centre des Impôts de Lille-Haubourdin. Nous venons de recevoir l'accord de l'administration fiscale dans un courrier en date du 28 janvier 2009. Nous devons donc mettre en place une procédure administrative fiable pour la gestion des ordres de mission afin que l'accord ne soit pas remis en cause.

Nous envisageons donc la procédure suivante pour limiter les « papiers »:

• fournir aux bénévoles concernés un modèle d'ordre de mission et un état récapitulatif de leurs déplacements ;
• le bénévole complète l'ordre de mission et l'envoie à Jean-Luc et/ou aux personnes habilitées (si possible avant le déplacement) ;
• Jean-Luc et/ou les personnes habilitées donnent leur accord sur le déplacement et renvoient l'ordre de mission validé au bénévole.
• Ils complètent l'état récapitulatif des déplacements de tous les bénévoles.
• le bénévole sauvegarde l'ordre de mission validé et l'enregistre dans l'état récapitulatif de ses déplacements (numérique ou papier) ;
• fin août (pour la fin de l'exercice comptable) et fin décembre (fin de l'année civile), un contrôle des états récapitulatifs (personnels et global) sera effectué par les différentes personnes intéressées ;
• Jean-Luc et/ou les personnes habilitées valident les états récapitulatifs personnels et font signer par les bénévoles la formule d'abandon de remboursement ;
• les états récapitulatifs globaux sont validés (fin août et fin décembre) et permettent l'enregistrement de l'écriture constatant les frais de déplacements, d'une part, et, l'abandon de remboursement (assimilé à un don), d'autre part ;
• les reçus fiscaux peuvent alors être établis et remis aux bénévoles ;
• les états récapitulatifs seront imprimés et archivés avec les pièces comptables.

Pour la signature des ordres de mission, les responsables seront : Jean-Luc, Catherine et Marcel.

La comptabilité

• l'utilisation du logiciel Grisbi : Jean-Luc a repris la comptabilité de l'exercice 2007/2008 avec l'aide de Danielle, ce qui a permis de paramétrer correctement le logiciel en fonction des besoins de notre association (les tiers, les catégories comptables et les imputations budgétaires). Après une formation à ce logiciel, Marcel et Christian seront en mesure de l'utiliser efficacement pour l'exercice 2008/2009.
• les pièces justificatives : il est rappelé qu'une écriture de recettes ou de dépenses doit être justifiée par un document : facture, courrier, chèque, remise de chèque, ticket de caisse... Il s'agit d'une exigence comptable et juridique que Bassée en Balade se doit de respecter.
• l'exercice comptable : actuellement, l'exercice se déroule du 1er septembre au 31 août. Jean-Luc se demande s'il ne serait pas préférable de faire coïncider notre exercice comptable avec l'année civile ce qui faciliterait certaines démarches : subventions accordées par année civile, gestion des dons (déplacements)... Il reste à contrôler que la salle dont nous disposons pour l'A.G. soit disponible en février ou mars chaque année. Si c'est possible, nous aurons un exercice de 15 mois du 1er août 2008 au 31 décembre 2009 et pourrons démarrer un nouvel exercice de 12 mois du 1er janvier au 31 décembre 2010.
• « le commissaire aux comptes » : la nomination d'un commissaire aux comptes est souhaitable pour valider notre comptabilité. Nous prévoyons que ce point soit mis à l'ordre du jour de notre prochaine assemblée générale. En attendant, Vincent est d'accord pour assumer cette fonction, Marcel va demander à Christian Lamblin (extérieur au bureau) de le faire également.

Lille-Lumières 2009

Jean-Luc et Marcel sont allés visiter l'Institution Sainte-Odile à Lambersart (client de API) qui dispose d'une salle de sports, d'une nouvelle cantine et d'un parking. Malheureusement, ils n'ont pu rencontrer l'intendant souffrant pour connaître les modalités de location de salle. La configuration géographique semble intéressante : proximité de la passerelle pour rejoindre la Citadelle, d'une station de métro pour rejoindre le départ de la randonnée et d'un super marché pour pallier aux ruptures de stock éventuelles. Si nous pouvons louer cette salle, reste à trouver une seconde salle à mi-parcours dans Lille. Ce qui nécessitera 2 autorisations (Lille et Lambersart).

Les GPS et la cartographie numérique

Patrice s'est occupé des achats d'un GPS Garmin et de cartes numériques pour Bassée en Balade, il rappelle qu'il s'agit d'outils de sécurité importants surtout pour évoluer en terrain accidenté comme la montagne. Ces outils nécessitent un entrainement préalable sur le terrain. Il nous a fait la démonstration (avec vidéo-projection) des possibilités offertes par le GPS et rappelle qu'il a mis à notre disposition une documentation sur le site de Bassée en Balade. Il est prêt à dispenser une formation interne à qui serait intéressé, avec, comme préalable, la maîtrise des cartes papier et de la boussole.

L'achat de matériel de sécurité pour la raquette à neige

Jean-Luc s'est renseigné sur les différents types d'ARVA, les pelles et les sondes : outils indispensables pour la sécurité des randonneurs en raquettes. Il faut compter environ 400 € pour un équipement pour une personne.

L'AG du CDRP59

Elle se déroulera le samedi 7 mars 2009 à 14H30 à la Maison Départementale du Sport, 26 Rue Denis Papin à Villeneuve d'Ascq. En l'absence de Jean-Luc, Danielle et Catherine s'y rendront, à moins que Daniel ne se propose.

Les questions diverses

• « la belle rando » organisée par Décathlon le 16 mai 2009 : Bassée en Balade s'est engagé à encadrer les randonnées mais ne prend pas en charge l'administration, les inscriptions. Richard propose 2 circuits de 5 et 13 km : le premier depuis Houplin Ancoisne, le parc Mosaïc, le parc de la Deûle, jusqu'à Hallènes-lez-Haubourdin ; le second circuit reprend le 1er et se prolonge avec le sentier de la Pouillerie.

• le salon Tourissima du 13 au 15 mars 2009 à Lille : Marcel et Richard iront glaner des idées pour les prochains séjours.

• le week-end de printemps : sera organisé par Ghislaine en juin, vraisemblablement en baie de Somme.

• la route du Louvre du 10 mai 2009 : Bassée en Balade n'y participera pas cette année.

• la semaine « pleine nature » à l'initiative de la ville de Lille : le jeudi 9 avril 2009, Richard, Marie-Claude et Catherine sont volontaires pour encadrer les enfants en randonnée et organiser cette sortie.