Compte rendu du conseil d'administration de BenB du 26/03/2009

Compte-rendu du bureau de Bassée en Balade du 26/03/2009

Ordre du jour

1. l’approbation du compte rendu du conseil d'administration du 12/02/2009 ;
2. la date du prochain CA ;
3. l’assemblée générale du CDRP 59 (Catherine, Danielle, Daniel) ;
4. les finances et la mise en place de la comptabilité (Marcel, Christian, Danielle et Jean-Luc) ;
5. la mise en place effective de l'habilitation à recevoir des dons (Danielle, Catherine) ; proposition d'extension aux déplacements des animateurs au départ des randonnées et des séjours (Jean-Luc) ;
6. Lille Lumières 2009, la salle, la décision d'organiser cette manifestation (Jean-Luc, Marcel, Daniel) ;
7. les séjours passés et futurs : Vanoise (Jean-Luc), Île de Skye (Jean-Luc, Patrick), Sète (Jean-Luc), Pyrénées (Patrice) ; séjour d'automne (Richard), Séjour Pologne-Slovaquie (Vincent) ;
8. le programme des randonnées de mai à août 2009 (Richard), théâtre, la Belle Rando...
9. GPS et cartographie numérique (Patrice);
10. les questions diverses.

Présence

• Etaient présents : Jean-Luc Queva, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marcel Gauget,Richard Droubaix, Patrick Poteau, Marie-Paule Delmaere, Monique Dubrulle, Vincent Bober, Catherine Lukowski, Patrice Grevet, Christian Fiévez, Brenda Barré.

• Etait excusée : Marie-Claude Malbranque

L'approbation du compte rendu du conseil d'administration du 12/02/2009

Certains membres du bureau n’ont pas pu assister au dernier conseil d’administration (en totalité ou en partie) et de ce fait, il était important de rappeler certains points évoqués ce jour là :

• pour le séjour de Sète : Jean-Luc a réitéré son regret que tous les participants ne soient pas présents sur le centre d’hébergement du Lazaret pour les différentes raisons détaillées dans le compte rendu du conseil précédent. Notamment: pour la cohésion du groupe, pour la participation financière inégale entre tous les participants. Il est rappelé que les séjours dégagent une petite marge qui permet de financer nos investissements futurs. Cette mise au point s’avère nécessaire afin qu’il n’y ait pas de dérive et que l’on n’arrive pas à des situations telles que le nombre de participants finançant le séjour devienne trop faible.

• pour le séjour à l’île de Skye : Jean-Luc a également regretté que ce séjour ne se fasse pas sous la responsabilité de Bassée en Balade pour les différentes raisons détaillées dans le compte rendu du conseil précédent. Notamment: pour l’évaluation approximative du séjour et l’absence de justificatifs pour l’étayer. Patrick a fait part de sa difficulté à obtenir des prix de demi-pension auprès des propriétaires des pubs.

• pour le « commissaire aux comptes » : nous avions proposé la candidature de Christian Lamblin et nous apprenons avec plaisir que celui-ci accepte cette mission.

Le compte rendu du conseil d’administration du 12 février a été adopté à l’unanimité.

La date du prochain conseil d’administration

Elle est fixée au mercredi 6 mai à 18 heures 30. Jean-Luc se charge de réserver une salle. La salle réservée est la salle de réunion du CAFA et de HGH face à notre local, en mairie de La Bassée ; l'accès se fait par la grille à gauche de l'escalier d'entrée.

L’assemblée générale du CDRP 59

Catherine, Danielle et Daniel ont assisté à cette assemblée générale en l’absence de Jean-Luc. Les membres du conseil d’administration ont reçu un compte-rendu détaillé. Daniel a rappelé qu’il avait reçu le pouvoir pour voter et qu’il l’avait fait conformément aux décisions concertées avec Jean-Luc, Catherine et Danielle. Il a exprimé la grande déception quant à la tenue de cette AG qui s’avère n’être qu’une chambre d’enregistrement où il n’est possible ni d’échanger, ni d’émettre un avis. Les membres du CDRP sont bloqués sur leurs positions et n’acceptent pas la contradiction. Pour résumer, nous avons fait de la figuration.

Les finances et la mise en place de la comptabilité

Marcel nous a présenté l'état des comptes.

• La subvention de la ville de La Bassée : pour 2009 s’élève à 902 € (contre 810 € pour 2008). Pour les années suivantes, les adhérents membres du conseil d'administration ou animateurs diplômés habitant dans un rayon supérieur à 10 kilomètres devraient être pris en compte pour l’attribution de la subvention.

• La subvention du CNDS : Marcel va déposer une demande auprès du Centre National pour le Développement du Sport pour le financement des équipements de sécurité. Voir le site du CNDS.

• Les investissements en matériel de sécurité : ARVA, pelles, sondes ont coûté moins cher que prévu (environ 210 € par personne).

• Les investissements en cartographie numérique : Patrice se charge des achats pour Sète et Pas-de-Calais (est et ouest).

• La cartographie pour GPS : il est prévu l’achat de la carte de l’Espagne (pour le séjour Pyrénées 2) et celles couvrant l’ensemble de la France.

• Le plan de comptes de BenB et une aide à la saisie des écritures comptables : ont été préparés par Jean-Luc et Danielle. Ceci devrait aider Marcel et Christian pour l’enregistrement des écritures grâce au logiciel Grisbi. Le fichier va leur être fourni ainsi qu’aux « commissaires aux comptes ».

La mise en place effective de l'habilitation à recevoir des dons

• La procédure de traitement des frais engagés par les adhérents au profit de Bassée en Balade a déjà été exposée lors des précédents conseils d’administration et a été rappelée.

• Les modalités pratiques, les ordres de mission et les fiches de frais personnelles : Jean-Luc a mis en ligne les instructions à respecter par les adhérents pour bénéficier de cette réduction d’impôts. L’accent a été mis sur la nécessité absolue de conserver les justificatifs (titres de transport, d’hébergement et de repas). Les fiches de frais personnelles sont disponibles à la même page.

• Les fiches récapitulatives : sont quasi prêtes et seront envoyées aux personnes habilitées (Jean-Luc, Marcel et Catherine) afin d’être complétées par leur soin, au fur et à mesure de la réception des ordres de mission envoyés par courriel.

• Les déplacements pris en compte : ils ont été soumis à l’inspecteur des impôts et concernent « tous déplacements engagés dans le cadre des activités associatives au bénéfice des adhérents ». Le conseil d’administration a accepté, à l’unanimité, la prise en compte des déplacements des animateurs (ceux qui encadrent) au départ des randonnées, des séjours et des manifestations.

Lille Lumières 2009

Marcel et Jean-Luc ont rencontré M. Alouchery, économe de l’institution Sainte Odile de Lambersart qui nous a donné l’accord de principe pour la location pour le 19 décembre 2009 d’une salle de restauration de 300 places pour 400 € et d’une salle de sport (à aménager) pour 200 €.

Les atouts de cette salle ont été rappelés : parking d’autobus, proximité de la station de métro Canteleu, possibilité de repas chauds. Il reste à trouver une deuxième salle à mi-parcours.

Autre point important : il nous faut obtenir l’autorisation de la manifestation par la ville de Lille.

La décision d’organiser Lille-Lumières 2009 a été adoptée à l'unanimité moins deux abstentions ; Daniel et Richard se sont abstenus pour des raisons d’engagement personnel qu’ils ne sont pas sûrs de pouvoir assumer.

Les séjours passés et futurs

• Vanoise  : le séjour s’est bien déroulé, il y avait beaucoup de neige et beaucoup de risques d’avalanches. Un entraînement sérieux avec les ARVA et le GPS s’impose avant un autre séjour. En 2010, Jean-Luc prévoit une semaine pendant les vacances scolaires et une semaine hors vacances scolaires.

• Île de Skye : déjà évoqué plus haut.

• Sète : déjà évoqué plus haut également. Une réunion d’information, animée par Joëlle et Jean-Luc, se tient le 27 mars 2009 à 18 h 30.

• Pyrénées 1 : Complet ! Un désistement de Frédérique a permis l’inscription de Klaus pour ce séjour.

• Pyrénées 2 : Complet ! Frédérique se désiste également pour ce séjour. Et, pour ce séjour, il y avait concurrence entre Didier et Angéline. Mais la règle veut que ce soit le premier qui règle le séjour, qui emporte son inscription. En l’occurrence, il s’agit de Didier. Comme le groupe est plus nombreux que prévu, Patrice et Jean-Luc se déplaceront avant le départ pour reconnaître le parcours.

• Séjour d'automne 2009 : pour des raisons météorologiques, le séjour initialement prévu en Bretagne ou en Vendée est reporté au printemps 2010. Ce sera éventuellement Fontbonne dans le Tarn. Richard se charge des réservations dans un hébergement au confort modeste. En cas de pique-nique, le repas du soir sera amélioré. Le prix du séjour devrait se situer à environ 300 €.

• Séjour du printemps 2010 : ce sera le Morbihan et son golfe. Par contre, l’hébergement sera plus cher.

• séjour Pologne-Slovaquie: l’ami de Vincent a contacté un guide qui va préparer un programme comprenant des visites touristiques et des randonnées. Jean-Luc a insisté pour prévoir un groupe de 40 personnes, vu le succès rencontré pour les différents séjours. Il faut prévoir un hébergement en conséquence. Vincent propose, éventuellement, 2 séjours distincts. A suivre…

• Séjour en Bohême du sud : Patrick propose de repérer, pendant ses prochaines vacances familiales, les possibilités d’hébergement et de randonnées pour présenter un projet de séjour pour l’an prochain.

Le programme des randonnées de mai à août 2009, théâtre, la Belle Rando…

• Le programme des randonnées : une réunion est prévue le 3 avril 2009 à 18 heures 30 salle basse de la mairie de La Bassée afin de mettre au point le programme des randonnées de mai à août 2009.

• Le théâtre : la représentation aura lieu le vendredi 25 et le samedi 26 septembre 2009 salle Vox à La Bassée. Les décors seront mis en place le jeudi soir 24 septembre 2009.

• La Belle Rando : randonnée organisée par Décathlon Sequedin le 16 mai 2009. Conformément à la décision du précédent conseil d’administration, Richard a préparé les tracés des deux parcours. Ceux-ci ont été réalisés à l’aide des nouveaux outils « Carto Explorer ». Le rendez-vous est fixé à 9 h 30 au parking Mosaïc. Un appel sera lancé pour encadrer les randonneurs, il faut trouver 20 volontaires pour la matinée.

Les GPS et la cartographie numérique

La séance d’initiation au GPS et aux logiciels de cartographie numérique, animée par Patrice, se déroulera samedi 4 avril 2009, de 9 heures à 15 heures, salle basse de la mairie de La Bassée. Sont inscrits : Joëlle, Jean-Luc, Patrice, Richard, Patrick et Christian.

Les questions diverses

• La semaine « pleine nature » à l'initiative de la ville de Lille le jeudi 9 avril 2009 : lors du précédent conseil d’administration, Richard, Marie-Claude et Catherine s’étaient portés volontaires pour encadrer les enfants en randonnée et organiser cette sortie. Un courriel sera envoyé pour rappeler cette manifestation et solliciter d’autres volontaires.

• Le chemin « au fil de l’eau » : Jean-Luc souhaiterait que l’on vérifie son entretien.