Compte rendu du conseil d'administration du 02/11/2015

Ordre du jour

• L’approbation du conseil d’administration du 31/08/2015
• Les finances
• La réunion des dirigeants
• Les séjours
• L’assurance
• La gestion du site
• La formation des animateurs
• RandoSanté
• La réunion séjours 2016 et Lille Lumières 2015
• La conférence de Michel : Stevenson chemin faisant
• Lille Lumières 2015
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Patrice Grevet, Dominique Cardon, Olivier Queva, Yveline Cruppe, Maurice Gruson, Ghislaine Rohart, Sylvie Ansart, Michel Lobbedey, Christine Delaporte, Sandrine Cour, .

étaient excusés

Sabine Sion(procuration à Christine Delaporte), François Gaillard (procuration à Dominique), Véronique Mouflin.

L’approbation du conseil d’administration du 31/08/2015

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 31 août 2015 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marie-Madeleine nous a communiqué l’état de la trésorerie de notre club qui est satisfaisant.

Le séjour des Calanques est payé.

Les virements des clubs inscrits à Lille Lumières commencent à arriver, les chèques ne sont pas remis en banque immédiatement.

Au niveau de Lille Lumières, quelques investissements sont prévus tels que le flocage des gilets fluo et l’achat de 2 banderoles (pouvant resservir pour d’autres événements).

Réunion des dirigeants

Francis était accompagné à cette réunion par Daniel et Bernard et nous a présenté quelques points :

• Les représentants du CRRP regrettent la faible participation des clubs : 24 associations présentes soit 30 % du secteur.
• La sortie de l’almanach arrive tardivement, ce qui est regrettable pour la diffusion des randonnées.
• Les lettres info présentent-elles un intérêt pour les associations et les adhérents ? Les remarques des adhérents sont à remonter auprès du CRRP ;
• Afin de renforcer l’appartenance à la FFRP des banderoles FFRP peuvent être prêtées lors des manifestations ;
• La FFRP sera présente au prochain salon des Sports de Nature à Lille Grand Palais les 1,2 et 3 avril 2016 ;
• Le CRRP recommande la prudence vis-à-vis des partenaires notamment pour leur responsabilité, étudier les assurances dans le cadre de participation du club à des animations ;
• Le CRRP a félicité le travail remarquable effectué par les baliseurs encadrés par Bernard.

Les séjours

Calanques

Patrice souligne le gros travail de préparation et d’animation sur place réalisé par Martine et Richard. Francis et les autres membres du CA présents à ce séjour s’associent pour les féliciter. Les participants sont très satisfaits de ce séjour où chacun a pu trouver son compte. Tout a concouru à cette réussite : l’hébergement, la restauration, le cadre, la météo et aussi le grand nombre des animateurs présents avec des intérêts très diversifiés du point de vue de la difficulté des randonnées à assurer sur un terrain qui se prêtait à cette diversité. Du fait de cet heureux concours de circonstances, le grand nombre des participants (63) et leur hétérogénéité de forme ont pu être gérés avec succès.

Pour l’avenir, Patrice pense qu’il faut garder la règle générale fixée par le conseil d’administration, à savoir ne pas aller au-delà de 40 participants à un séjour et de nombres moindres en fonction du terrain et des randonnées projetées. On ne pourrait dépasser exceptionnellement le seuil de 40 participants qu’en s’étant assuré au préalable de la présence au séjour de plusieurs animateurs souhaitant organiser des randonnées diversifiées.

Les séjours clef en main

François a effectué un important travail d’analyse de la proposition de Fleurs et Neiges à Aussois et d’autres centres d’hébergement.

Patrice pense que le prix n’est pas un problème dans la mesure où il n’y a pas la prestation d’un guide diplômé facturée dans ce type de séjour. Ce type de séjour nécessitera un responsable qui sera un interlocuteur entre le centre et le groupe. Ghislaine veut bien être responsable. Francis suggère la constitution de binôme.

Quant au séjour d’Aussois, dans l’état, il ne correspond pas à la demande, il ne propose pas de randonnée. Il faut revoir le centre et voir ce qu’il est possible de modifier. En tout cas, il est trop tard pour le proposer lors de la réunion Séjours du 14 novembre.

Il convient d’effectuer un sondage auprès des adhérents sur ce type de séjour et de préparer un cahier des charges plus précis pour faciliter le travail de sélection de François.

Le travail effectué a permis de valider la méthodologie il faut maintenant l’affiner.

Les prochains séjours

• Belle-Île-en-Mer : séjour proposé par Patrice ; en pension complète pour 40 personnes ; environ 420 € ; hébergement en auberge de jeunesse. ; pique-nique porté sur place ; ½ journée avec un animateur faune/flore ; visite de la citadelle et du musée ; traversée de Quiberon à Belle-Île ; le parking de la voiture à Quiberon n’est pas inclus, le covoiturage est fortement recommandé.
• Le Beaufortain en étoile : séjour proposé par Patrice ; en pension complète pour 30 personnes ; environ 415 € ; hébergement à Arêches-Beaufort en centre Azureva confortable; entre 400 et 800/1000 m de dénivelée.
• Le Périgord Noir : proposé par Dominique Grevet ; en pension complète pour 40 personnes à Combas ; environ 465 € ; 3 visites prévues ; séjour du mercredi 19/10/2016 au mercredi 26/10/2016 avec possibilité d’arrivée dès le lundi pour 138 € si 10 personnes intéressées au minimum.

La commission séjours

Patrice indique qu’il n’assurera plus la responsabilité de la commission séjours lorsqu’il s’agira du programme des années 2017 et suivantes. Il souligne la nécessité qu’émergent de nouveaux organisateurs de séjours.

L’assurance

Assurance séjour

Marie-Madeleine ne dispose pas du retour de l’assureur concernant les 6 désistements du séjour des Calanques . Dés que ces informations seront disponibles on pourra envisager d’éventuels remboursements selon les règles établies. Le CA donne l’autorisation à Marie-Madeleine de procéder à ces éventuels remboursements.

Assurance licence

Suite au changement d’assureur, une grande confusion persiste au niveau des informations de la FFRP quant à la date de validité de la licence : fixée au 31/08/2016 ou au 31/12/2016 ? Espérons que d’ici la fin de cette saison 2015/2016, le flou sera levé.

La gestion du site

Actuellement la gestion du serveur et la gestion du site sont assurées par Jean-Luc qui souhaiterait trouver un successeur. Jean-Luc et Jean-Michel ont procédé fin août à la mise à niveau du système et à la mise en place de la nouvelle version de Mediawiki (logiciel utilisé pour le site). Personne dans le club n’a les compétences requises pour l’administration du serveur. Pour ce qui est de la gestion du site, quelques membres du conseil d’administration savent créer des pages.

Sandrine serait en mesure de prendre en charge certains aspects du problème. Une analyse sera faite pour le prochain CA afin de proposer des solutions.

La formation

La formation a été un peu délaissée depuis quelque temps. Or nous sommes confrontés à un besoin en animateurs formés :

• pour encadrer les randos douces, la marche nordique, et les autres randonnées.
• pour encadrer les randonnées lors des séjours (constitutions de plusieurs groupes dans les séjours familiaux)
• pour remplacer Richard et Martine qui prenaient en charge de nombreuses randonnées…

Le club dispose déjà d’animateurs diplômés et non diplômés. Nous allons repérer les animateurs potentiels, donner une information aux adhérents, les inciter à suivre une formation : Module de base, SA1, SA2, etc… Les différentes formations dispensées par la FFRP sont disponibles à la page suivante : https://www.ffrandonnee.fr/_204/la-formation-animateur-de-randonnee.aspx Nous allons également demander au CRRP le calendrier régional des formations.

Dans un premier temps, ce travail sera réalisé par les secrétaires, mais il serait sans doute intéressant après cette étape de créer une commission formation.

RandoSanté

Notre club est labellisé RandoSanté et nous avons 3 animateurs formés RandoSanté. Jusqu’à présent, aucun adhérent n’est « étiqueté » comme relevant de RandoSanté ; s’il s’en trouvait, il faudrait mettre en place un suivi des CM.

Dans nos supports de présentation nous communiquerons sur les Rando douces

Pour l’instant, nous ne proposons que des randos douces. Pour clarifier la situation et pour éviter des problèmes de responsabilité, elles seront donc libellées ainsi dans le programme des randonnées, en précisant que le club est homologué RandoSanté, les personnes relevant de RandoSanté devant impérativement se faire connaitre auprès du club.

Si on en reste aux randos douces, les autres animateurs peuvent les encadrer au même titre que les 3 animateurs RandoSanté.

Dernier point, quelques adhérents ne sont pas connectés. Pour éviter des problèmes, ces personnes recevront une version papier des programmes de randonnées.

La réunion séjours 2016 et Lille Lumières 2015

• État des présents : 61 inscrits à la réunion et 50 au repas à ce jour
• Les adhérents ont été sollicités pour la préparation de « Sucré/Salé » ;
• Marie-Charlotte s’occupe de l’équilibre salé/sucré et enverra le cas échéant un message aux adhérents .
• L’apéritif (soupe de champagne réalisée par Chantal), les boissons (vin, eau, café), le fromage et pain seront pris en charge par BenB.
• Le timing a été actualisé par Régine qui va le présenter pour validation à Jean-Luc et Olivier.
• La préparation de la salle et la demande de matériel sera effectuée par Daniel

La conférence de Michel : Stevenson chemin faisant

• Etat des présents : 40 inscrits
• Daniel a vérifié auprès de Mme Hennette, la grande salle de l’Espace Carnot nous est bien réservée.
• Le verre de l’amitié sera proposé à la suite de la conférence.

Lille Lumières 2015

• les chiffres :

• marcheurs : préinscrits 1766 ; payés 1064
• repas midi : préinscrits 665 ; payés 482
• repas soir : préinscrits 745 ; payés 511
• bus : 31

• Repas midi et soir bloqués à 800
• Les bénévoles : 77 inscrits dont 13 nouveaux. Atteindre 100 bénévoles serait bien. Il convient de relancer et de mobiliser les troupes lors de la réunion du 14 novembre.
• L’inscription des basséens pour le bus au départ de La Bassée a commencé.
• Des flyers ont été distribués dans toutes les boîtes sur La Bassée.
• Une subvention de 1000 € a été obtenue de Mr Sébastien Huyghe, député de la 5ème circonscription du Nord.
• Olivier nous avertit dès à présent qu’il ne souhaite plus être responsable de Lille Lumières si la manifestation est reconduite en 2016.

Les questions diverses

Balade avec visite guidée

visite de l’exposition Versailles à Arras courant février. Daniel donnera la date exacte prochainement. Les modalités seront les mêmes qu’habituellement avec une participation financière des adhérents.

La gestion des photos

Jean-Luc a proposé une formation, Francis a souhaité laisser François traiter le sujet.

Le planning 2016

• Les conseils d'administration : les lundis 11 janvier, 29 février, 25 avril, 20 juin, 5 septembre et 17 octobre 2016.
• Les commissions randonnées : le lundi 4 avril 2016 ; début ou fin juillet selon les dates de vacances des responsables de la commission randonnées ; le 19 décembre 2016.
• La commission balisage : à convoquer si nécessaire.
• La commission séjours : en mars 2016 (à décider avec Jean-Luc).
• La commission finances : non définie, mais avant l’AG du 5 mars
• L'assemblée générale : le samedi 5 mars 2016 au Foyer social et culturel.
• La soirée de présentation séjours 2017 et Lille Lumières 2016 : le samedi 5 novembre 2016 au Foyer social et culturel.

La date du prochain CA

elle est fixée au lundi 11 janvier 2016 salle à confirmer.