Compte rendu du conseil d'administration du 03/12/2013

Ordre du jour

• L’approbation du conseil d’administration du 07/10/2013
• Les finances
• Les séjours 2014
• Lille Lumières 2013
• Le planning de 2014
• La succession du président
• L’organisation des commissions
• Les questions diverses

Présence

Étaient présents

Jean-Luc Queva, Marie-Claude Malbranque, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Michel Lobbedey, Yveline Cruppe, Bernard Cruppe, Patrick Poteau.

Étaient excusés

Patrice Grevet (procuration à Jean-Luc), Marcel Gauget, Catherine Lukowski (procuration à Danielle).

L'approbation du compte rendu du 07/10/2013

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 7 octobre 2013 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Les comptes

ils ont été présentés par Marie-Madeleine et sont très satisfaisants. Ils tiennent compte des règlements des clubs pour leurs inscriptions et leurs réservations de repas à Lille Lumières et des 164 adhésions prises à ce jour.

Le résultat des séjours

tous les séjours 2013 sont clôturés. La marge est de 4,39 % sur l'ensemble des séjours.

Les séjours 2014

Les séjours sont maintenant disponibles sur le site. Certains ne sont pas tout à fait prêts comme le week-end à Péronne, le massif de l'Oberland et le massif de Cerces.

Jean-Luc a envoyé des messages pour lancer les inscriptions rapidement. En effet, certains hébergeurs exigent une réponse sous un délai très court.

Lille lumières 2013

Les chiffres

inscriptions 21 enfants, 1721 adultes ; 26 cars ; 1 000 repas le midi ; 900 le soir ; 71 bénévoles ;

La dernière réunion de préparation

vendredi 6 décembre

Le planning 2014

les conseils d'administration

il a été décidé de revenir à une fréquence plus rapprochée soit les mardis 14/01/2014, 11/03/2014, 13/05/2014, 01/07/2014, 02/09/2014, 04/11/2014.

le salon des sports nature

16/02/2014

les commissions randonnées

08/04/2014 ; début ou fin juillet selon les dates de vacances des responsables de la commission randonnées ; 19/12/2014

la commission balisage

à convoquer si nécessaire ;

la commission séjours

17/06/2014

la commission finances

04/03/2014

les projets de formations

rando santé voir le planning des formations de la FFRP : http://www.ffrandonnee.fr/formations/formation_catalogueRes.aspx?t=fr&a=2014&st=20&tr=0

l'assemblée générale 2014

29/03/2014

la soirée de novembre 2014

15/11/2014

Lille Lumières 2014

13/12/2014 (sous réserve d'accord du conseil d'administration du 14/01/2014)

La succession de la présidence

Jean-Luc a réitéré son souhait d'arrêter ses fonctions de président de l'association. Il souhaite que Bassée en Balade soit durable. Aussi, il accompagnera le ou la future présidente dans l'exercice de ses nouvelles responsabilités.

Le planning envisagé est le suivant :

• au 31 mars 2015, une personne s'est déclarée et est élue à la présidence de l'association ; Jean-Luc peut, éventuellement, continuer à participer aux décisions ;
• dans tous les cas, au 31 mars 2017, Jean-Luc démissionnera de toutes ses responsabilités.

Jean-Luc a listé des tâches dont il ne souhaite plus s'occuper dès à présent :

• la gestion des adhésions ;
• la gestion du courrier postal ;
• la gestion du courrier électronique ;
• la gestion des photos ;
• l'écriture des articles de presse ;
• la gestion de la boisson ;
• la fabrication des séjours ;
• le programme des marches nordiques ;
• la mise à jour du site…

Afin d'éclairer leur choix, les membres du conseil d'administration souhaitent avoir davantage de renseignements sur ces différentes tâches :

• en quoi consistent-elles ?
• quelle est leur durée, leur fréquence ?
• quelles sont les compétences requises ?
• quel est le matériel nécessaire ?

Des fiches de procédure doivent être envisagées pour le prochain conseil d'administration.

Par ailleurs, il serait souhaitable que 2 personnes travaillent de concert afin d'assurer la continuité en cas d'absence de l'une d'elle.

On pourra solliciter les adhérents non membres du conseil d'administration lors de la prochaine assemblée générale.

L'organisation des commissions

Le fonctionnement des différentes commissions n'a pas été très satisfaisant (ou inégalement). C'est pourquoi, leur fonctionnement, leurs attributions vont être revus afin de constituer de vraies équipes avec un responsable et un coresponsable.

Les questions diverses

• la formation SA1 aura lieu les 7 et 8 décembre à La Bassée avec 13 personnes.

• La date du prochain CA est fixée mardi 14 janvier 2014 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie de La Bassée.