Compte rendu du conseil d'administration du 04/05/2015

Ordre du jour

• L’approbation du conseil d’administration du 30/03/2015
• La tenue des prochains CA
• Les finances
• Les nouvelles coordonnées de Bassée en Balade et du Président
• La commission séjours du lundi 15/06/2015
• Le balisage
• RandoSanté
• La prochaine commission randonnées
• Les dons
• La gouvernance
• Lille Lumières 2015
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Dominique Cardon, Yveline Cruppe, Maurice Gruson, Sandrine Cour, Michel Lobbedey, Véronique Mouflin, Olivier Queva, François Gaillard, Ghislaine Rohart, Sabine Sion.

étaient excusés

Christian Fiévez (procuration à Danielle), Patrice Grevet (procuration à Danielle), Sylvie Ansart (procuration à Régine), Christine Delaporte (procuration à Marie-Madeleine).

L’approbation du conseil d’administration du 30/03/2015

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 30 mars 2015 a été adopté à l’unanimité.

La tenue des prochains CA

• Les dates suivantes ont été retenues pour essayer de tenir compte des absences des membres du conseil d’administration : lundi 29 juin, lundi 31 août et lundi 2 novembre 2015.
• Le bureau se réunira une fois entre ces dates ou plus fréquemment si besoin est.
• Les procurations seront données par les membres absents sous la forme d’un message adressé à bassee.en.balade@gmail.com où ils seront archivés.

Les finances

Marie-Madeleine a communiqué les comptes qui sont satisfaisants. Ils comprennent :

• la subvention pour Lille Lumières 2014 de 460 €. Marie-Madeleine se charge d’envoyer le bilan financier au Conseil Général et les remerciements à Monsieur Waymel pour l’appui de notre demande.
• la rémunération du balisage payée par le CDRP pour 747.75 €.
• l’organisation de l’assemblée générale qui a coûté 1 392.19 €.

Les nouvelles coordonnées de Bassée en Balade et du Président

• L’adresse postale du club est désormais au : 44 rue de Lille 59480 La Bassée. Celle-ci a été communiquée aux instances de la FFRP dont le comité régional et le comité départemental et à nos correspondants réguliers. Elle a été corrigée sur le site et sur le papier à en-tête du club.
• Le téléphone du club est désormais le 07 81 89 63 68. Un abonnement à 2 € par mois a été souscrit chez Free. Le téléphone est actuellement en possession de Daniel qui le remettra à une autre personne lors de ses absences.
• La messagerie de notre nouveau président est : francis.ryndak@gmail.com
• Marie-Madeleine gère le changement de président auprès du Crédit Agricole.

La commission séjours du lundi 15/06/2015

• Les projets de séjours 2016 sont déjà avancés, la commission du 15 juin peut éventuellement examiner d’autres projets.

• Qu’est-ce qui fait qu’un séjour reçoit un nombre d’inscriptions élevé ou pas ? par exemple Erquy. Habituellement, les séjours des vacances de printemps font le plein. Est-ce la proximité du séjour Corse ? le type d’hébergement en camping ? le lieu de séjour ?

• La question de répondre aux attentes des adhérents a été posée. Avec une mise en garde de Ghislaine qui, avec raison, nous rappelle que l’on ne peut satisfaire tout le monde. Mais, les membres du bureau peuvent être à l’écoute des suggestions et les transmettre à la commission qui décidera du bien fondé de telle ou telle proposition ou remarque comme :

• en été, depuis quelques années, seuls des séjours montagnards sont proposés, or les adhérents vieillissent et ne peuvent plus affronter la pente ,
• proposer des séjours non montagnards en dehors des vacances scolaires…

• Patrice propose que l’on prévoit la commission séjours dès février ou mars 2016 pour les séjours 2017. En effet, les hébergements se retiennent un an à l’avance, il convient donc d’anticiper la prise de décision.

Le balisage

Les cartes de baliseur délivrées par la FFRP sont arrivées. Celles-ci sont accompagnées d’une information concernant l’assurance des baliseurs « officiels » (formation FFRP). Ceci nous interpelle, lors des campagnes de balisage, Bernard fait appel aux baliseurs « officiels » et à d’autres « non officiels ». Qu’en est-il de la situation de ces derniers au regard de l’assurance ? Bernard se charge de se renseigner auprès du CDRP Nord.

RandoSanté

Il semble difficile de trouver une solution satisfaisante pour organiser le covoiturage des participants de RandoSanté. D’autant plus, si le nombre d’animateurs brevetés RandoSanté venait à diminuer prochainement. Une concertation s’impose pour dénouer cette situation.

Pour l’instant et jusque fin juillet, la solution suivante a été retenue :

• le lieu de rendez-vous est obligatoirement à La Bassée où il y aura un animateur RandoSanté (Annie, Yveline ou Bernard) ;
• les participants sont instamment invités à prendre leur véhicule pour organiser le covoiturage au mieux ;

Bernard se charge d’envoyer un message aux adhérents en ce sens.

Pour RandoSanté (comme pour d’autres activités) il serait bon de faire un point sur les besoins de formation et de surveiller les stages de formation de la FFRP.

La prochaine commission randonnées

Elle se tiendra le mardi 30 juin 2015 à 18h30 à la salle basse de la mairie (à confirmer). Bernard va mettre les dates à jour dans la base de données et en informer les adhérents.

Les dons

Les reçus fiscaux 2014 viennent d’être envoyés, les fiches individuelles signées ont été remises à la trésorière ainsi que le montant définitif des dons (après mise à jour du barème officiel). L’écriture comptable peut être corrigée en conséquence.

Lors de l’envoi du reçu fiscal, il a été rappelé que les règles concernant les déplacements des adhérents dans le cadre des activités, telles qu’elles figurent sur le site à la page : Don et reçu fiscal doivent être impérativement respectées afin de faciliter le travail des personnes intervenant sur ce dossier.

La gouvernance

• La communication externe orientée vers de nouveaux adhérents potentiels, de nouveaux participants à Lille Lumières est toujours à l’ordre du jour :

• étudier la possibilité de l’utilisation d’une page Facebook : faisabilité, pour y donner quel type d’informations…
• concevoir des supports qui pourraient être remis lors de la participation à des randonnées interclubs, des manifestations locales…

• La messagerie de Bassée en Balade est gérée par les secrétaires. Il peut arriver qu’ils soient indisponibles en même temps. Pendant ces périodes, Maurice veut bien gérer les messages urgents.

Lille Lumières 2015

Olivier a rappelé la nouvelle organisation pour Lille Lumières 2015 :

• un responsable : Olivier
• un secrétaire : Jean-Luc. Pendant les séjours animés par Jean-Luc, les secrétaires prennent le relais pour les pré-réservations
• une messagerie spécifique : lillelumieres.benb@gmail.com
• les messages envoyés sont signés par « le comité d’organisation de Lille Lumières »

Une réunion entre Olivier, Francis et Daniel est prévue le 30 mai pour préparer la constitution du groupe et prévoir l’organisation des réunions (agenda, fréquence).

Le prix des repas est inchangé. Par contre, le menu du déjeuner est changé : blanc de volaille sauce aux endives caramélisées, gratin, petits pois carottes ; fromages du Nord ; tarte. Le diner est inchangé sauf le dessert : les clémentines.

Les questions diverses

• Le cyber-centre : suite à l’indisponibilité du vidéoprojecteur, un contact a été pris avec la municipalité. Faut-il préparer une nouvelle convention pour l’utilisation du cyber-centre ?
• La municipalité envisage une convention pour l’utilisation des locaux par les associations pour éviter tous débordements. A cet effet, il faudrait faire un point des clés possédées par Bassée en Balade.
• Le prochain Conseil d’Administration se tiendra le lundi 29 juin 2015.