Compte rendu du conseil d'administration du 05/10/2009

Ordre du jour

• L’approbation du compte rendu du CA du 09 septembre 2009 ;
• Les finances ;
• Le théâtre, bilan, perspectives;
• Les séjours ;
• Lille-Lumières 2009 ;
• La préparation de l'assemblée générale du 14 novembre 2009 ;
• L'année de référence pour notre association ;
• Les questions diverses.

Présence

• Étaient présents :

Jean-Luc Queva, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marie-Claude Malbranque, Marcel Gauget, Patrick Poteau, Patrice Grevet, Catherine Lukowski, Christian Fiévez,Vincent Bober.

• Était excusée :

Monique Dubrulle.

• Étaient absents :

Brenda Barré, Richard Droubaix, Marie-Paule Delmaere.

L’approbation du compte-rendu du conseil d'administration du 09/09/2009

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte-rendu du conseil d’administration du 09 septembre 2009 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marcel nous a présenté l'état des comptes qui sont corrects. La comptabilité sur Grisbi est en cours de finalisation. Selon la comptabilité tenue sur l’autre logiciel, le bilan devrait présenter un résultat légèrement négatif. Mais, il faut souligner que cette année, nous avons acheté pour 1 579 € de matériel de sécurité (pelles, ARVA…).

Les projets d’investissements sont les suivants :

• acquisition de matériel de sécurité (pelles,ARVA…) complémentaire pour 6 personnes, soit environ 1 200 € ;
• acquisition de la cartographie de la France entière pour le GPS Garmin, soit environ 300 €.

Le théâtre, bilan, perspectives

La troupe «Le Grenier» de Magnicourt en Comté a présenté les 25 et 26 septembre 2009, à la salle Vox de La Bassée, «des ch’tis au camping des flots bleus» d’après une comédie d’Yvon Taburet.

• Bilan :

La pièce a rencontré un franc succès avec : pour le vendredi 25 septembre 139 adultes et 3 enfants ; et pour le samedi 26 septembre 212 adultes et 2 enfants. Le règlement des factures n’est pas encore terminé, il n’est donc pas possible de dresser le bilan financier de cette manifestation.

Par contre, il est à déplorer un incident avec la troupe qui aurait ressenti un accueil moins chaleureux de notre part. Nous ne leur aurions pas servi de boissons et de sandwiches en quantité suffisante.

• Perspectives :

La troupe ne veut plus intervenir en septembre, mais plutôt en avril ou mai dans la continuité de leurs représentations dans le secteur de Magnicourt-en-Comté et seulement le samedi et le dimanche après-midi. Or à cette période, nous ne pourrons pas obtenir la salle Vox qui est prise pour d'autres événements. Il nous faut donc trouver une salle pouvant accueillir, pour le samedi soir et le dimanche après-midi, environ 250 personnes, disposant d’une scène, et à un coût que notre association puisse supporter.

Les séjours

• Fontbonne dans le Tarn : du dimanche 25 octobre au dimanche 1^er novembre 2009 au centre «Espace Nature» à Penne-du-Tarn. http://www.fontbonne-tarn.com/index.php?saison=3 . Annulation pour cause de grippe !!!! Report aux vacances de la Toussaint en 2010.

• 1^er séjour raquettes : du 13 au 20 février 2010 (2^e semaine des vacances scolaires de la zone B) à Essert-Romand (près de Morzine) au gîte du Cloret http://www.morzine-gite-lecloret.com/cgi-bin/2004ot.pl?id=gites-auberge-du-cloret pour 12 personnes maximum. Ce séjour est plus adapté à des personnes sportives. Le prix de séjour sera d’environ 300 € en demi-pension, avec possibilité de pique-nique en supplément. Pour le transport sur place, il est nécessaire de disposer de véhicules.

• 2^e séjour raquettes : du 6 au 13 mars 2010 après toutes les vacances scolaires à Aussois à Fleurs et Neige : http://www.fleursetneige.asso.fr/ Le prix de séjour sera d’environ 400 € en pension complète.

Remarque : pour les 2 séjours raquettes, des demandes d’acompte ont été faites pour environ 2 000 €. Les séjours seront mis en ligne prochainement pour susciter les inscriptions.

• Le golfe du Morbihan : du 10 au 17 avril 2010 (à préciser) au centre «La pierre bleue» à Saint Gildas de Rhuys, voir le site : http://www.lapierrebleue.com/1-138/Retour-accueil.htm. Le prix du séjour sera fixé à 350 € environ pour la pension complète. Il est prévu une visite de l’île de Houat et/ou les marais salants. Pas de nouvelle plus récente.

• Pologne-Slovaquie été 2010: toujours à l’étude. Vincent a rencontré son ami polonais et le projet s’oriente vers :
  • une arrivée des randonneurs à Cracovie le 8 juillet 2009 par leurs propres moyens. Wizzair assure une ligne Beauvais-Catowice qui fonctionne les mardis, jeudis et samedis. Patrick suggère que les participants prennent leur billet en individuel, les prix de groupe sont certainement moins intéressants.
  • 3 jours dédiés au tourisme : Cracovie, la mine de sel, Zakopane... Le transport sur place pourrait se faire en taxi, en minibus, en voiture de location pour ceux qui viendraient en avion ?
  • une semaine de randonnée accessible à tous dans le secteur de Zakopane. En fonction du nombre de participants, se pose le problème d’un autre accompagnateur francophone. Quel en serait alors le coût ?
  • une semaine en semi itinérance, 2 ou 3 gîtes prévus pour éviter les portages. Cette semaine serait réservée à une vingtaine de marcheurs plus aguerris.

Vincent sera en mesure de fournir des informations plus précises pour l’assemblée générale du 14 novembre 2009. Les adhérents souhaitant participer à ce séjour devront se déterminer sur la 1^re semaine (ou plutôt décade) et/ou la 2^e semaine.

Lille Lumières 2009

• La première réunion de la «task force» s’est tenue ce samedi 3 octobre 2009. Elle a surtout permis de travailler sur le parcours et sur la restauration. Les membres de l’équipe et du bureau ont reçu le compte rendu de cette réunion.

• La deuxième réunion se tiendra peut-être à l’institution Sainte-Odile vendredi soir. Jean-Luc attend la confirmation pour ce mercredi. Cette réunion aura pour but principal la mise à jour du «rétro-planning». Il s’agit de déterminer : qui fait quoi ? à quelle date ? avec quels moyens ?

• Le parcours est quasi définitif. Patrice nous a envoyé le plan de ce parcours qui comporte deux parties faisant chacune environ 7,5 km. La première partie se termine à proximité du marché de Noël place Rihour, ce qui permet un retour en métro pour ceux qui le souhaitent. Patrice va actualiser le descriptif «papier» en fonction du parcours 2009.

• La restauration prévoit, sur réservation, pour le déjeuner : carbonnade flamande, frites, tarte au sucre ; pour le dîner : potjevlesch, pomme de terre au four, tarte au flan ; et à toute heure : crêpes et sandwiches ; sans oublier le bar. Un nombre important de bénévoles sera nécessaire pour le service. Par ailleurs, Marie-Charlotte se charge de l’achat de torchons indispensables.

La préparation de l'assemblée générale du 14 novembre 2009

Daniel nous a rappelé toutes les tâches à accomplir d’ici le 14 novembre 2009.

• La lettre de convocation : elle est prête à être expédiée aux adhérents. Elle est accompagnée d’un pouvoir (en cas d’absence à l’AG) et d’un bulletin de participation au repas ;

• Le matériel nécessaire à l’AG (dont le vidéo projecteur) : il doit être réservé au moins un mois avant. Marie-Paule doit s’en charger ;

• L’appel à candidature : un courriel sera envoyé aux adhérents par Jean-Luc ;

• La liste d’émargement : elle doit être actualisée. Il serait bon de prévoir, pour plus de clarté, une colonne «procuration» ;

• L’article pour la presse : il est à prévoir pour le jour de l’AG et sera remis à la presse ;

• Le procès verbal : il sera envoyé à la préfecture après l’AG ;

• Le timing : il sera remis à Jean-Luc pour gérer au mieux le déroulement de la soirée et éviter les débordements horaires ;

• La préparation des tartes salées et sucrées : Marie-Charlotte doit envoyer un courriel aux adhérents pour les solliciter et centraliser les réponses ;

• Le repas : il est prévu un apéritif accompagné des tartes salées ; ensuite un pavé de saumon et sa garniture ; et pour finir les tartes sucrées et autres desserts.

L'année de référence pour notre association

La décision de changer l’exercice comptable pour le faire coïncider avec l’année civile dépend de la possibilité d’obtenir une salle de réunion pour l’AG qui aurait lieu en février ou mars. Si la réponse est positive, la décision fera l’objet d’une délibération en AG et sera suivie d’une modification des statuts.

Les questions diverses

• Les 10 ans de BenB : en janvier 2012. Que fait-on ?

• Le recrutement d’adhérents plus jeunes : que faire pour les attirer ?

• La date du prochain conseil d’administration est fixée au lundi 9 novembre 2009 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie de La Bassée, sous réserve de confirmation.