Compte rendu du conseil d'administration du 06/05/2009

Compte-rendu du bureau de BenB du 6/05/2009

Ordre du jour

• L'approbation du compte rendu du CA du 26 mars 2009 ;
• Les finances ;
• La date du ou des prochains CA ;
• Les séjours passés et futurs ;
• Lille-Lumières 2009 ;
• Le co-voiturage et frais de route ;
• Les questions diverses.

Présence

Etaient présents : Jean-Luc Queva, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marcel Gauget, Richard Droubaix, Patrick Poteau, Monique Dubrulle, Christian Fiévez, Vincent Bober, Catherine Lukowski, Patrice Grevet, Brenda Barré.

Etaient absentes : Marie-Paule Delmaere, Marie-Claude Malbranque.

L’approbation du compte-rendu du conseil d'administration du 26 mars 2009

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte-rendu du conseil d’administration du 26 mars 2009 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marcel nous a présenté l'état des comptes qui sont corrects. Il reste encore les péages d’autoroute pour le séjour de Sète à payer. Les achats de cartographie pour l’Espagne ne sont toujours pas effectués. De plus, on envisage l’achat de Carto Explorer de la Somme pour le week-end en baie de Somme des 13 et 14 juin 2009.

Marcel et Christian doivent convenir d’un rendez-vous pour mettre à jour la comptabilité de 2008/2009 sur Grisbi.

La date du prochain conseil d’administration

Elle est fixée au mercredi 24 juin 2009 à 18h30. Jean-Luc se charge de réserver une salle et Christian de retirer la clé à la mairie de La Bassée. La salle réservée est la salle de HGH face à notre local.

Les séjours passés et futurs

• Sète: le séjour a permis d’accueillir 58 adhérents dont 11 nouveaux ! Ceux-ci se sont bien intégrés aux anciens. Le programme proposé par Joëlle était très intéressant, tant pour les randonnées que pour la culture. Un article dans la Voix du Nord du 4 mai 2009 retrace nos exploits.

• Pyrénées 1: Complet !

• Pyrénées 2: Complet !

• Fontbonne dans le Tarn : du dimanche 25 octobre au dimanche 1^er novembre 2009. Le centre «Espace Nature» nous offrira un hébergement au confort modeste à Penne-du-Tarn. Vous pouvez visiter leur site Internet : http://www.fontbonne-tarn.com/index.php?saison=3.htm et trouver la localisation.

• Le golf du Morbihan au printemps 2010: Richard a demandé un devis au centre «La pierre bleue» à Saint Gildas de Rhuys, voir le site : http://www.lapierrebleue.com/1-138/Retour-accueil.htm

• Eté 2010 Pologne-Slovaquie: de nombreux points sont à étudier: le nombre de participants, la différence de niveaux des participants, le voyage (avion ou voitures ?), le transport sur place (voitures ou minibus à louer sur place ?), l’organisation du séjour à confier à une agence, le coût… Vincent a trouvé sur Internet une agence de voyages, ce qui peut donner des indications sur le coût de certaines prestations.

• Les projets de Patrick : avec le label BenB à la condition de respecter les consignes pour monter les dossiers, notamment les devis étayés par des documents commerciaux des agences de voyages et des centres d’hébergement.
  • Printemps 2010 : Islay en écosse.
  • Eté 2011 séjour en Bohême du sud et Autriche : 15 jours.
  • Printemps 2011: Madère

• Le projet de Patrice : fin septembre 2010: le pays basque, la Soule.

Lille Lumières 2009

Nous avons eu l’accord de principe de Monsieur Hennion, Directeur du Service des Sports de la Ville de Lille, sous couvert de la réception du dossier et de la validation par Floriane Gabriels.

• Le dossier à déposer en mairie de Lille : Jean-Luc et Danielle ont commencé à rassembler les documents demandés. Se pose le problème des secours. Doit-on contacter la Croix-Rouge pour assurer cette mission ? Quel en serait le coût ? BenB doit présenter un plan de financement de la manifestation, surtout si BenB demande une subvention à la Ville de Lille, ce qui semblait intéresser Marcel.

• Le site Internet à préparer : qu’il faudra renseigner au fur et à mesure des démarches effectuées.

• L’organisation à mettre en place :
  • La location de la 2^ème salle à prévoir ;
  • Les demandes de subvention : Marcel s’en charge ;
  • Les parcours: en fonction de la localisation de la 2^ème salle, du passage par Euro-technologie ? et du retour à l’institution Sainte-Odile par le métro ;
  • L’autorisation de la manifestation à demander à la Ville de Lambersart ;
  • L’autorisation du balisage des parcours à demander à la Ville de Lille : Jean-Luc va contacter Monsieur Mile ;
  • L’autorisation de visite des églises : Marcel se charge de reprendre contact ;
  • Le courrier destiné aux clubs sera envoyé, de préférence, sous la forme d’un courriel. Un courrier postal sera adressé aux clubs ne disposant pas de messagerie électronique.
  • Le montant de la participation à demander : 2 € ? 3 € ? Pour trancher, il nous faut connaître le budget de la manifestation.

Marcel a posé la question de l’utilisation d’un éventuel bénéfice : versement à une association (si oui laquelle ?) ou investissement BenB ?

Le co-voiturage et les frais de route

Jean-Luc souhaiterait que l’on mette une règle en place au sujet des déplacements. Que doit-on réclamer en cas de co-voiturage ou d’utilisation du minibus de la Ville de La Bassée ? En effet, la dépense n’est pas la même dans ces 2 cas précis. Quelle base adopter ? L’évaluation faite par les sites qui proposent les itinéraires (Mappy, Michelin…) ou le forfait kilométrique retenu pour les dons (0.297 en 2008) plus les péages d’autoroutes. Faut-il diviser par le nombre de personnes dans le véhicule ou ne pas compter le propriétaire du véhicule ? Catherine a évoqué le cas d’une association qui annonce au départ, à toute personne transportée par une autre, le montant qu’elle devra payer.

Les questions diverses

Pas de questions !