Compte rendu du conseil d'administration du 07/10/2013

Ordre du jour

• L’approbation du conseil d’administration du 1er juillet 2013
• Les finances
• Les séjours
• La gestion administrative des dons
• La gestion des amendes
• La soirée séjours et Lille Lumières
• La formation SA1 des animateurs
• Lille Lumières 2013
• La journée des présidents
• Le projet du salon des sports nature
• Les questions diverses

Présence

étaient présents 

Jean-Luc Queva, Catherine Lukowski, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Marie-Claude Malbranque, Michel Lobbedey, Yveline et Bernard Cruppe.

étaient excusés

Patrice Grevet (procuration à Jean-Luc), Marcel Gauget.

était absent

Patrick Poteau.

L'approbation du compte rendu du 01/07/2013

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 1er juillet 2013 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

• Les comptes présentés par Marie-Madeleine sont très satisfaisants.
• Le résultat des séjours

• Le résultat des derniers séjours (Tour des Écrins semaine 1 et semaine 2 et Berlin) ne peut être annoncé car il manque encore quelques factures.
• Pour l'ensemble des séjours y compris celui de Vallouise, le résultat est de 2 349,95 € soit 4,38 %. Ce résultat tient compte de la déduction accordée aux jeunes soit 3 470 €.

• Les adhésions 2013/2014 : à ce jour 103 adhésions ont été prises dont 6 nouveaux.

Les séjours 2013

• Collonges-la-Rouge du 26 octobre au 2 novembre 2013 : 36 inscrits, 2 inscriptions viennent d'être annulées.

• Le remboursement pour cause d'abandon, d'accident

Jean-Luc a fait part de son étonnement et de sa déception devant la défection de personnes inscrites lors des 2 séjours dans le Tour des Écrins : pour la semaine 1 : 13 personnes au lieu de 15 et pour la semaine 2 : 4 au lieu de 8. Si les absences pour blessure ou suite d'opération se comprennent, les autres, pour convenances personnelles, sont inadmissibles. L'organisation des séjours nécessitent un travail important et font l'objet d'une information quant aux difficultés, aussi, il est inconcevable, sauf en cas d'accident, d'abandonner un séjour.

Pour ce qui concerne les séjours non effectués pendant ces 2 semaines, il a été décidé à titre exceptionnel de rembourser les séjours à hauteur de 80 % afin de tenir compte de l'investissement en temps et en documentation et des frais inhérents à l'organisation des séjours.

Pour l'avenir, les règles seront les suivantes :

• Bassée en Balade recommande l'assurance annulation pour l'inscription aux séjours (tout en sachant qu'elle ne couvre pas tous les risques) ;
• Bassée en Balade ne remboursera plus un séjour annulé alors qu'il est commencé ;
• pour toute annulation avant l'échéance, les règles habituellement pratiquées dans le tourisme seront appliquées. JL apportera des précisions ultérieurement.

La gestion administrative des dons

Pour faciliter la validation des déplacements effectués par les bénévoles pour les activités du club par les 3 personnes habilitées (Jean-Luc, Catherine et Marie-Madeleine), il est obligatoire de suivre la procédure suivante :

• Pour toutes les activités qui figurent à l'agenda de Bassée en Balade (réunions des commissions, conseils d'administration, reconnaissance et encadrement des balades...) : les dons doivent être enregistrés grâce au formulaire disponible sur le site après l'activité et au plus tard dans le mois qui suit le déplacement.
• Pour les déplacements concernant des projets de séjours (investigations dans une région pour recherche et visite d'hébergement collectif et pour reconnaissance des randonnées, des visites possibles...) : demande obligatoire auprès du président d'un ordre de mission spécifique avant tout déplacement.

Le site sera modifié en ce sens et une information sera donnée aux adhérents par courriel.

La gestion des amendes

A titre exceptionnel, il a été décidé de rembourser le bénévole flashé pour excès de vitesse le soir de Lille Lumières 2013. Il n'est pas question ici de généraliser le remboursement des amendes. Rappelons que le bénévole reste pénalisé par la perte de point sur son permis de conduire.

Cette décision n'a pas fait l'unanimité des membres du conseil.

La soirée séjours et Lille Lumières du vendredi 15/11/2013

L'organisation de la soirée est maintenant rodée. Un courriel sera envoyé aux adhérents pour connaître leur présence et la préparation du sucré/salé.

La formation SA1 des animateurs

Elle se déroulera les 7 et 8 décembre pour 15 personnes (13 inscrits à ce jour).

Lille Lumières 2013

Les prévisions : à ce jour, il y a environ 800 préinscrits à la manifestation, 200 déjeuners et 220 dîners préréservés. La préparation suit son cours, la prochaine réunion est avancée au vendredi 18 octobre 2013 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie de La Bassée.

La journée des présidents

Bernard C accompagnera Jean-Luc à cette réunion.

Le projet du salon des sports nature

Jean-Luc a exposé son souhait de créer un salon des sports nature à La Bassée sur la base d'un salon du vélo qui existait auparavant dans cette ville. Il a souhaité inviter Christian L (non membre du CA) pour exposer l'analyse de son projet, à savoir :

• notre manifestation Lille Lumières s'essouflle un peu ;
• BenB possède un savoir-faire avec l'organisation de Lille-Lumières ;
• le salon du vélo n'existe plus et la municipalité est partante pour la création d'un salon qui peut prendre appui sur l'organisation du précédent salon du vélo ;
• un comité d'organisation a été mis en place : Jean-Luc, Christian Lamblin, Daniel Langrand, Isabelle Pinguet, Marie-Madeleine et Dominique, épaulés par Jacques Dubois qui dispose d'un savoir-faire (15 ans au salon du vélo) et d'un carnet d'adresses ;
• la municipalité met une salle, du matériel et des agents municipaux à notre service ;
• la rentabilité de ce salon ne devrait pas être négligeable : les stands sont payés par les exposants, les visiteurs paient un droit d'entrée ;

quels sont les besoins ?

• trouver des professionnels intéressés par ce projet en plus des fabricants et marchands de cycles ;
• disposer de bénévoles pour accueillir les visiteurs, tenir la buvette, assurer la sécurité, aider les exposants, installer et désinstaller les stands ;
• investir dans la réfection des stands et dans la fourniture de l'éclairage des stands (coût à estimer).

La date proposée est fixée au 16 février 2014 de 9h à 18 h.

Les questions diverses

• La préparation du calendrier 2014 : recenser les différentes réunions et manifestations pour annonce lors du prochain conseil d'administration.

• La date du prochain CA est repoussée au mardi 03/12/2013 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie de La Bassée.