Compte rendu du conseil d'administration du 11/01/2010

De Entre Amis
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Ordre du jour[ ]

  • Approbation du CA du 05/12/2009
  • Finances
  • Lille Lumières 2009
  • Lille Lumières 2010
  • Séjours programmés
  • Programme des randonnées de janvier à avril 2010
  • Programme des randonnées de mai à août 2010
  • Questions diverses

Présence[ ]

étaient présents
Catherine Lukowski, Marie-Claude Malbranque, Marcel Gauget, Christian Fiévez, Danielle Wojnarowski, Daniel Verstaevel, Patrice Grevet, Richard Droubaix, Dominique Cardon, Patrick Poteau, Vincent Bober.
étaient absents et excusés
Monique Dubrulle, Brenda Barré, Jean-Luc Queva (procuration à Daniel Verstaevel).

Approbation du CA du 05/12/2009[ ]

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 5 décembre 2009 a été adopté à l’unanimité.

Finances[ ]

Les comptes
Marcel nous a présenté l'état des comptes, sachant qu'il reste la facture API et quelques dépenses à prendre en compte, notamment, un don au lycée Notre Dame de la Paix pour les remercier de leur accueil. Par ailleurs, quelques chèques pour le séjour de raquette en Vanoise et celui du Morbihan ne sont pas encore encaissés.
Le passage à Grisbi
La décision est prise. Jean-Luc et Danielle apporteront une aide à la reprise de la comptabilité des premiers mois de l'exercice ce qui permettra un apprentissage pour Marcel et Christian. Des fiches de procédure pour l'enregistrement des écritures seront réalisées avec des pages écran des masques de saisie.
Les commissaires aux comptes
Aucun contrôle des comptes n'a été effectué jusqu'à présent. Il a été convenu avec Vincent qu'un contrôle de la comptabilité au 30 avril 2010 serait effectué courant mai 2010. Ce qui laissera le temps aux trésoriers de se familiariser à la comptabilité sous Grisbi.

Lille Lumières 2009[ ]

Le bilan moral
En ce qui concerne les retours des participants, on peut dire que la satisfaction est générale. Les marcheurs ont apprécié l'accueil et la convivialité de la manifestation.
Le bilan financier
Le bilan financier est très satisfaisant au regard des chiffres présentés par les trésoriers. Marcel a insisté pour que l'on étudie la conception d'un tableau de suivi des règlements des groupes lors de leur inscription.
La question du non remboursement en cas de non participation à Lille Lumières
Cette question a été évoquée à nouveau. Il a été décidé de se rapprocher auprès de notre assurance ou de la FFRP pour avoir un conseil juridique à ce sujet : « Peut-on ne pas rembourser en cas de force majeure ? »
Un don aux participants
Après discussion, pour éviter des problèmes d'équité entre les bénévoles, pour garder la notion de bénévolat au sein d'une association, il a été décidé de ne pas faire de don aux équipiers mais de garder le résultat pour financer les investissements matériels futurs. L'utilisation du surplus sera examiné plus tard :
  • financement des 10 ans de Bassée en Balade ?
  • voyage à prix réduit ?
  • vêtement technique à prix réduit ?

Lille Lumières 2010[ ]

L'accord du CA
Le CA a décidé l'organisation de Lille Lumières 2010 sous réserve d'une réponse satisfaisante à la question du non remboursement évoquée ci-dessus.
La date de la manifestation
La date est arrêtée au samedi 18 décembre 2010, veille des vacances scolaires.
La location des salles
Nous avons l'accord de principe du directeur du lycée Notre Dame de La Paix, mais nous n'avons pas de confirmation ferme de M. Allouchery pour les salles de l'institution Sainte-Odile.
Les investissements
Il a été convenu d'investir :
  • en tabliers (une vingtaine de plus ?) en fonction du nombre d'équipiers nécessaires en 2010 ;
  • en matériel d'entretien pour le nettoyage des salles : charriots avec balais, serpillères, produits d'entretien en nombre. Il a été évoqué la possibilité d'une location d'un gros aspirateur ou d'une mono brosse pour un nettoyage moins fatigant (en fin d'une journée épuisante) ou pourquoi pas une facturation du ménage dans le prix de la location ?
  • en signalétique : des affiches de très grand format (genre les banderoles de la FFRP)
Pour ces investissements, des devis doivent être demandés.

Séjours programmés[ ]

Raquette en Chablais et Faucigny
Du 13 au 20 février 2010 (2e semaine des vacances scolaires de la zone B) à Essert-Romand (près de Morzine) au gîte du Cloret http://www.morzine-gite-lecloret.com/cgi-bin/2004ot.pl?id=gites-auberge-du-cloret pour 12 personnes maximum. Le prix du séjour est fixé à 275 € en demi-pension. A ce jour, 11 inscrits : il reste une place !
Raquette en Vanoise
Du 6 au 13 mars 2010 après toutes les vacances scolaires à Aussois à Fleurs et Neige : http://www.fleursetneige.asso.fr/ pour 12 personnes. Le prix du séjour est fixé à 375 € en pension complète. A ce jour, 8 inscrits : il reste 4 places disponibles.
Le golfe du Morbihan
Du 11 au 18 avril 2010 pour une soixantaine de personnes. au centre « La pierre bleue » à Saint Gildas de Rhuys, voir le site : http://www.lapierrebleue.com/1-138/Retour-accueil.htm . Le prix du séjour est fixé à 320 € en pension complète en chambre double (pas de pique-nique pour le retour). Il est prévu une visite de l’île aux Moines et de Vannes. A ce jour, 64 inscrits + 2. Un courriel a été envoyé à « la pierre bleue » pour ajouter les derniers inscrits qui sont acceptés.
Pembrokeshire Coast National Park
Au sud du Pays de Galles, du 22 au 29 mai 2010. Une semaine en itinérance pour 6 à 8 personnes avec un départ en voiture, un hébergement en auberge de jeunesse. Le prix du séjour est fixé à 350 € en demi-pension. Ce prix ne comprend pas le risque de change. A ce jour, 5 inscrits, mais Patrick nous a annoncé que le séjour est désormais complet. Les bulletins et chèques doivent être déposés chez Jean-Luc pour qu'il procède à la mise à jour du tableau de suivi des séjours.
Pologne-Slovaquie
En juillet 2010, toujours à l’étude. Vincent doit avoir un contact téléphonique avec son ami Pawel à la fin de la semaine prochaine. Le 24/01/2010, Pawel doit venir en France et une rencontre entre Jean-Luc, Vincent et lui sera organisée. Le programme de la deuxième semaine serait légèrement changé, il y aurait une incursion de 2 jours seulement en Slovaquie au lieu d'une semaine (le passage à l'euro a provoqué une hausse des prix). Il a été rappelé à Vincent qu'il était impératif d'avoir, pour fin janvier, un projet ficelé avec un programme bien défini, les moyens de transport sur place décidés et des données chiffrées précises pour annoncer le séjour sur le site de BenB.
Fontbonne dans le Tarn
Ce séjour a été reporté aux vacances de la Toussaint 2010, hébergement au centre « Espace Nature » à Penne-du-Tarn. http://www.fontbonne-tarn.com/index.php?saison=3 . Tout est prêt, les randonnées et visites prévues, il convient de relancer le projet.

Programme des randonnées de janvier à avril 2010[ ]

Le programme est en ligne sur le site à la page suivante : http://benb.fr/action/view/Programme_des_balades

Programme des randonnées de mai à août 2010[ ]

Le dépôt des propositions de randonnée peut se faire à l'aide du formulaire à la page suivante : http://benb.fr/action/view/Programme_des_balades[1][2]et contacter Richard D pour le 27 février 2010 au plus tard. La date de la réunion sera arrêtée au retour de Jean-Luc. Ce programme doit inclure :

  • le week-end à Boulogne prévu les 5 et 6 juin 2010 ;
  • une invitation à randonner à Oudenaerde du club belge Onloo de Kluisbergen le 16/05/2010 ;
  • une randonnée londonienne en mai 2010, organisée par Patrick qui doit contacter la SNCF pour un tarif de groupe pour l'Eurostar.

Questions diverses[ ]

La proposition d'un séjour
Patrick propose un séjour en juillet ou août 2011 pour visiter les châteaux de la Loire. Hébergement à Saint Aignan à 220 € en pension complète auquel il convient d'ajouter les visites des châteaux de Chenonceaux et de Cheverny, d'une ville souterraine et d'une champignonnière. Il convient de voir avec Joëlle, la possibilité de jumeler avec son projet qui concerne plutôt le secteur de Blois.
Les travaux dans le local
Dominique et Gérard se chargent d'agrandir la surface des étagères pour ranger la documentation et les cartons de Lille Lumières.
La journée des dirigeants
Le samedi 30 janvier 2010, Marcel et Richard D accompagneront Jean-Luc. Marcel se charge d'envoyer le bulletin d'inscription et le chèque.
La « belle rando »
Le 15 mai 2010, une dizaine de volontaires seront nécessaires pour encadrer la randonnée organisée par Decathlon. Un appel à candidature sera lancé. Il faut connaître le thème de la randonnée donné par Decathlon afin de proposer un parcours. Patrice propose que l'on prépare un document sur BenB à remettre aux participants de la randonnée, il pourrait y avoir quelques retombées en terme d'adhésion pour BenB.
La mise en place des commissions
Les candidats suivants se sont proposés :
Commission Candidature
Finances Marcel, Christian et Danielle
Randonnée Richard D et Dominique
Balisage Richard, Marcel et Vincent
Séjours Catherine, Vincent, Patrice, Patrick
Lille Lumières la « task force »
Communication externe (site) Jean-Luc et Jean-Michel ?
Communication interne Jean-Luc, Daniel et Danielle
10 ans de BenB la même que celle des séjours ?
La date du prochain conseil d'administration
Lundi 1er mars 2010 à 18 heures 30, salle basse de la mairie de La Bassée. La proposition pour le 1er mars 2010 à 18 h 30 est à confirmer par Jean-Luc à son retour, de même que la salle.
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