Compte rendu du conseil d'administration du 16/01/2017

Ordre du jour

• L’approbation du CA du 12/12/2016
• Les finances
• Les séjours 2017
• Le local
• La gestion du serveur
• L’assemblée générale du 25 mars 2017
• L’AGE du CDRP Nord
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Michel Lobbedey, Ghislaine Rohart, Yveline Cruppe, Sandrine Cour, Sylvie Ansart, Nadine Coupez, Christine Delaporte.

• était excusés

François Gaillard (procuration à Dominique Cardon), Patrice Grevet (procuration à Daniel Verstaevel), Véronique Mouflin (procuration à Christine Delaporte), Maurice Gruson (procuration à Francis Ryndak).

L’approbation du CA du 12/12/2016

Aucune réserve n’a été formulée

Le compte rendu du conseil d’administration du 12 décembre 2016 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

• Marie-Madeleine a présenté la situation de la trésorerie qui est satisfaisante.

• Le résultat de l’exercice 2016 a été présenté et expliqué.

• Francis précise que la situation financière de notre club est certes suffisante mais compte tenu des acomptes anticipés à verser aux hébergeurs pour les séjours, nous devons rechercher les mesures visant à réduire les coûts, voire à augmenter les recettes. Quelques pistes ont été recherchées telles que :

• L’augmentation de la cotisation au club : actuellement 8 € passerait à 10 € pour la prochaine saison 2017/2018. Incidence + 350 €

• L’envoi de la convocation à l’assemblée générale va se faire en 2017 sous forme de courrier électronique. Incidence + 100 €

• La subvention municipale : non demandée en 2016 car résultat bénéficiaire important et suite à notre demande de local. Incidence + 1 000 €

• Les sorties culturelles (expositions, visites) : BenB prend en charge le coût du guide ou le droit de parole et 30 % du droit d’entrée (arrondi à l’euro le plus proche).

• Le repas servi gratuitement lors de l'assemblée générale aux adhérents sera remplacé par la formule « sucré/salé » réalisée par les adhérents ; le club prenant en charge les boissons et le fromage. Incidence + 400 €

• Les randonnées interclubs hors programme officiel : BenB ne prend pas en charge le droit réclamé même s’il y a un accompagnement.

• La réduction jeune sur les séjours à partir de 2018 : limitée à 25 % pour les jeunes de moins de 18 ans. Suppression de la réduction aux 18-21 ans.

L’ensemble de ces mesures ont été mises au vote et ont été adoptées à l’unanimité des voix présentes et représentées.

• Bernard propose la création d’un groupe de travail afin de trouver des idées d’actions ponctuelles susceptibles d’apporter quelques ressources nouvelles.

Les séjours 2017

• Presqu’île de Guérande : 39 inscrits à ce jour sur les 40 possibles.

• Entre Picardie et Champagne : le séjour a été mis en ligne sur le site. Le message annonçant l’ouverture des inscriptions va suivre très prochainement.

• Vercors : la mise en ligne sur le site doit se faire pour le 15 mars.

• Déodatie : la mise en ligne sur le site doit se faire pour le 15 avril. Dominique et François seront présents pour encadrer ce séjour.

• Périgord : la mise en ligne sur le site doit se faire pour le 15 mai. Il faut voir avec Dominique s’il peut annoncer les randonnées pour ce séjour.

Le local

Après bien des péripéties, nous prenons nos marques dans ce nouveau local mis à notre disposition pour nos réunions de bureau et du conseil d’administration, des différentes commissions et des séances de travail en commun en tout genre…

Le mobilier a été mis en place, nous disposons d’une connexion Internet (filaire et WIFI), du chauffage et de toilettes extérieures fermées à clé. Nous disposons de 2 jeux de clés (1 seul pour les toilettes). Les plages d’occupation sont prévues : les lundis après-midi et soir ; les mardis et mercredis (journées entières).

Notre contrat ne comporte pas de mention de « tacite reconduction » et sera donc à renouveler tous les ans.

La gestion du serveur

• Sandrine et Nadine sont intervenues sur le serveur pour solutionner le problème d’espace rencontré en novembre 2016. Elles ont découvert une anomalie dans le dossier « Prep » servant notamment à la préparation des albums photos : dans ce dossier, se trouve un dossier « Noir » qui se reproduit à l’intérieur et successivement à l’intérieur du second dossier « Noir », en boucle… Sandrine va sauvegarder une version de ce dossier « Noir » sur le disque dur externe, supprimer le dossier comportant l’anomalie sur le serveur et réinstaller le dossier expurgé de cette anomalie.

• La dernière facture d’OVH se monte à 79 € pour 6 mois. Lors de ses recherches, Sandrine a trouvé sur leur site un tarif de 5 € par mois pour les mêmes prestations qui nous sont facturées. Elle propose de rédiger un courrier pour demander l’alignement du tarif qui nous est facturé d’une part, et d’autre part, pour demander un devis pour un nouveau contrat dans lequel OVH prendrait l’administration du serveur et qui impliquerait une refonte complète du site avec des logiciels professionnels.

• Nous avons donc 3 solutions à envisager :

• la poursuite de l’utilisation du site actuel avec Mediawiki (que plusieurs personnes connaissent déjà) mais qui impliquerait une éventuelle intervention d’un prestataire extérieur si un problème survenait.
• un site facile d’utilisation mais avec une ergonomie réduite ;
• un site géré avec des outils professionnels et avec OVH comme administrateur.

• Les 2 dernières solutions impliquent une refonte complète du site avec un investissement important en temps pour se former à ces logiciels et pour recréer un nouveau site.

• Sandrine envisage une démonstration avec le support OVH pour vérifier auprès des utilisateurs leur envie et leur capacité à utiliser ces outils « professionnels », sous réserve des coûts.

• Avant de prendre une décision, il a été décidé de lancer une enquête auprès des adhérents afin de connaître leurs habitudes de consultation. La rédaction sera proposée par Danielle et Nadine.

L’assemblée générale du 25/03/2017

Le renouvellement du conseil d’administration

les membres sortants sont : Francis Ryndak, Marie-Madeleine Cardon, Christien Fiévez, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Bernard Cruppe, Yvelyne Cruppe, Patrice Grevet, Maurice Gruson, Ghislaine Rohart.

Ghislaine signale qu’elle ne souhaite pas se représenter. Les membres du CA absents seront questionnés sur leur intention.

Le cas de la Présidence

Francis a rappelé qu’il a accepté la présidence pour une période de transition de 2 ans afin d’assurer la pérennité du club lors du départ de Jean-Luc. Il tient à remercier toutes les personnes qui l’ont aidé à assumer ses fonctions. Francis souhaite rester membre du conseil d’administration afin d’accompagner son successeur dans ses nouvelles fonctions. Celui-ci pourrait être le vice-président sous réserve qu’il l’accepte et que les membres du CA l’élisent lors de la prochaine assemblée.

L’organisation matérielle de l’assemblée générale

celle-ci sera prise en charge par les secrétaires :

• La convocation officielle à préparer et à envoyer par courriel (sauf pour les non connectés qui la recevront par lettre postale) ; accompagnée par la procuration à fournir en cas d’absence.
• Le formulaire de présence et de réalisation du « sucré/salé » à préparer

L’AGE du CDRP Nord

Personne n’étant disponible pour représenter Bassée en Balade lors de l’AGE et l’AGO du CDRP Nord le 14 janvier 2017, Francis a envoyé son pouvoir. Les polaires pour les baliseurs n’ont donc pas été récupérées. Francis pense que nous pourrions les récupérer lors de l’une des prochaines assemblées qui devraient avoir lieu le 11 février et le 11 mars. A cette occasion, il demande à ce qu’à tour de rôle, le président (ou le vice-président) soit accompagné par l’un des membres du conseil d’administration afin de représenter notre club auprès des instances de notre fédération.

Les questions diverses

• Francis nous a fait lecture des vœux qui nous ont été adressés de la part de Mr le Maire de La Bassée, de Mr Vandoolaeghe, adjoint aux sports et de Mr le Député de notre circonscription. Nous les en remercions.

• Date prochain CA : lundi 27 février 2017 à 18h30 au local du Foyer social et culturel.