Compte rendu du conseil d'administration du 17/01/2011

Ordre du jour

• l'approbation du compte rendu du CA du 09/11/2010 ;
• les finances ;
• les remboursements des séjours polonais et slovaque ;
• les remboursements de LL2010 ;
• le résultat de la saison 2009-2010 ;
• le travail des commissaires aux comptes ;
• les impôts ;
• les séjours ;
• l'assemblée générale de BenB du samedi 26 mars 2011 ;
• l'assemblée générale du CDRP 59 du samedi 5 mars 2011 ;
• "Chemins propres" du dimanche 3 avril 2011 ;
• le théâtre samedi 9 et dimanche 10 avril 2011 ;
• les questions diverses.

Présence

étaient présents 

Jean-Luc Queva, Catherine Lukowski, Marcel Gauget, Marie-Claude Malbranque, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Patrice Grevet, Christian Fiévez, Patrick Poteau, Vincent Bober.

était excusé

Dominique Cardon (pouvoir remis à Daniel).

étaient absents 

Monique Dubrulle, Richard Droubaix, Brenda Barré.

L'approbation du compte rendu du CA du 09/11/2010

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 9 novembre 2010 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Les comptes sont corrects. La comptabilité est à jour.

Les remboursements des séjours polonais et slovaque

Le coût réel des séjours en Pologne a été difficile à évaluer (cours du zloty, prix de certaines prestations imprécis) et dans un souci de sécurité les prix des séjours réclamés ont été surestimés. Le trop perçu a donc été remboursé aux participants sur la base de 30 € pour Pologne 1 et 50 € pour Pologne 2. Les résultats de ces 2 séjours, après remboursements, sont de 393,17 € pour Pologne 1 et 404,07 € pour Pologne 2.

Les remboursements de Lille Lumières 2010

Lors du conseil d'administration extraordinaire du 28 décembre 2010 concernant Lille Lumières 2010, il a été décidé de rembourser à hauteur de 50 % les repas aux clubs qui n'ont pas participé à Lille Lumières à cause des intempéries du 18 décembre 2010. Rappelons que les repas ont été payés à l'avance par les inscrits mais aussi commandés à notre prestataire et bien sûr facturés à notre association. Ces remboursements ont été effectués à la grande satisfaction des clubs et le résultat financier de la manifestation reste néanmoins positif.

Le résultat de la saison 2009-2010

L'exercice comptable du 01/09/2009 au 31/12/2010 devrait dégager, sous réserve de contrôle, un résultat positif. Rappelons qu'il s'agit d'un exercice de 16 mois d'activité qui comprend les cotisations de 2 saisons, le résultat de 2 manifestations Lille Lumières et celui de 2 séances de théâtre.

Il convient de s'interroger sur l'utilisation de ce résultat. Il a été décidé :

• la réduction accordée aux jeunes sera renforcée. Il s'agit d'assurer la relève des adhérents. À partir de 2011, la réduction sera de 50 % pour les enfants et adolescents jusqu'à 18 ans et de 25 % pour les jeunes adultes de 18 à 21 ans. Cette « subvention » sera enregistrée distinctement en comptabilité.
• l'achat de matériel : bâtons, raquettes à neige, chaussures. L'étude de ce point est reportée pour l'instant.
• le financement des 10 ans de l'association pour 2012. L'idée d'un week-end est retenue, reste à fixer une date, trouver un hébergement pour environ 130 personnes.

Le travail des commissaires aux comptes

Vincent et Christian L doivent procéder à la vérification des comptes pour l'assemblée générale du 26 mars 2011. Pour ce faire, Jean-Luc va mettre le fichier comptable et les documents à leur disposition.

Les impôts

Il s'agit des formalités concernant les déplacements des bénévoles visant à leur délivrer le reçu fiscal nécessaire pour obtenir la réduction d'impôt.

Les déplacements ont été saisis par les bénévoles dans un formulaire et sont disponibles dans un tableau récapitulatif sur Google Documents. Danielle va envoyer un mail de rappel aux retardataires et surveiller la parution du bulletin officiel fixant le forfait kilométrique à utiliser pour 2010.

Après validation des déplacements par Jean-Luc, le tableau récapitulatif obtenu sous Google Documents sera exporté, trié par nom et par date. Chacun des bénévoles recevra un récapitulatif personnel à contrôler et à signer après avoir apposé la formule de renonciation au remboursement de ses déplacements.

Ces récapitulatifs dûment évalués permettront l'établissement des reçus fiscaux à envoyer aux bénévoles. Ils seront ensuite enregistrés en comptabilité et archivés avec une copie de l'agenda de BenB dont Jean-Luc se chargera.

Les séjours

• Raquette en Aubrac du 26/02/2011 au 05/03/2011 : 11 inscrits à ce jour.
• Raquette en Vanoise du 12 au 19/03/2011 à Aussois : 12 inscrits à ce jour.
• Walkislay séjour en Écosse du 29/05/2011 au 06/11/2011 : 6 inscrits à ce jour.

Remarque : les règles de bonne conduite en randonnée devront être rappelées aux participants aux séjours ceci pour des raisons de sécurité.

L'assemblée générale de BenB du samedi 26 mars 2011

Les secrétaires sont chargés de préparer les formalités de convocation à l'assemblée générale ainsi que les supports nécessaires au déroulement de la journée (rapport moral, financier, perspectives, élections à pourvoir, timing...).

L'exposition des travaux réalisés par les adhérents est reconduite : tableaux, photos, travaux manuels...

Pour le repas, prévoir un formulaire d'inscription individuelle.

L'assemblée générale du CDRP 59 du samedi 5 mars 2011

Cette année, c'est Marcel qui représentera BenB.

"Chemins propres" du dimanche 3 avril 2011

Comme en 2010, c'est Christian F qui est en charge du dossier. Il va reprendre les éléments du dossier élaboré en 2010. Le chemin « La Bassée au fil de l'eau » pose problème car il n'est pas inscrit au PDIPR.

Le théâtre samedi 9 et dimanche 10 avril 2011

Deux représentations de la pièce « l'emprunt russe » de Dominique Ghesquières et Pascal Chivet par la troupe amateur « Le grenier » de Magnicourt-en-Comté sont prévues à la salle Vox de La Bassée. Le tarif est inchangé 8 € et 5 € pour les enfants de moins de 12 ans accompagnés d'un adulte. Pour atteindre l'équilibre financier, il faut vendre 250 places. Un courriel sera envoyé rapidement aux adhérents pour les solliciter.

Les questions diverses

• Danielle est chargée d'actualiser les documents disponibles sur Google (statistiques des randonnées et des séjours et formulaire de déplacements).
• La commission randonnée se réunira le 21 mars 2011.
• La date du prochain conseil d'administration est fixée au mardi 22 mars 2011 à 18 h 30 salle basse de la mairie de La Bassée (à confirmer).