Compte rendu du conseil d'administration du 18/01/2016

Ordre du jour

• L’approbation du Ca du 02/11/2015
• Les finances
• La commission randonnées
• La formation
• Les séjours 2016
• L’AG du 05/03/2016
• Lille Lumières : bilan et perspectives
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Patrice Grevet, Dominique Cardon, Olivier Queva, Yveline Cruppe, Maurice Gruson, Ghislaine Rohart, Sylvie Ansart, Michel Lobbedey, Christine Delaporte, Sandrine Cour.

étaient excusés

Christian Fiévez (procuration à Danielle), François Gaillard (procuration à Francis), Véronique Mouflin (procuration à Christine).

était absente

Sabine Sion.

L’approbation du CA du 02/11/2015

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 2 novembre 2015 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marie-Madeleine Cardon nous a communiqué l’état de la trésorerie de notre club qui est satisfaisante.

La commission randonnées

• La commission s’est tenue le 21 décembre 2015. Le calendrier des randonnées est rempli pour la période de janvier à avril 2016 et le programme est en ligne sur le site. Bernard Cruppe regrette qu’il n’y ait pas plus de propositions pour arbitrer le choix des randonnées lors de la commission et que des animateurs formés au sein du club ne fassent plus de propositions.

• Le programme doit être envoyé aux adhérents « non connectés » qui sont invités à se trouver un référent pour leur donner les changements de dernière minute.
• Par ailleurs, le covoiturage pose toujours quelques problèmes pour les randonnées du jeudi. Dans le message de rappel des randonnées, il serait bon de rappeler que le covoiturage, même s’il est préconisé, n’est pas prévu par le club et que chacun doit le prévoir ou prendre sa voiture.
• Joëlle Villetard propose une visite guidée de l’exposition temporaire « Dansez, embrassez qui vous voudrez » au musée du Louvre à Lens le samedi 13 février à 14 h. Elle sera suivie d’une courte balade « autour du musée ». Un formulaire d’inscription sera envoyé aux adhérents. Les intéressés paieront 5 €, le coût restant sera pris en charge par le club.

La formation

Module de Base

5 volontaires sont préinscrits Marcelle Petit, Christian Fiévez, Christian Leroux, Jacques Courouble et Blandine Courouble au stage des 5 et 6 mars à Olhain.

Baliseurs

Le secrétariat se charge d’envoyer un mail aux baliseurs non formés qui accompagnent Bernard pour les inviter à se former. Inscription avant le 30 janvier au stage des 5 et 6 mars à Steenvoorde.

Le responsable de la formation

La création d’un poste de responsable de la formation a déjà été évoquée. Il ou elle serait chargé(e) :

• des relations avec les instances de la FFRP, avec les animateurs et les adhérents ;
• de l’accompagnement des animateurs et des baliseurs et du suivi de leur formation ;
• du suivi des calendriers des formations proposées par la FFRP ;
• des appels à candidature…

Les séjours 2016

• Raquette à Morillon du 6 au 13 février 2016 : 6 inscrits à ce jour ;

• Raquette à Saint-Gervais du 12 au 19 mars 2016 : 14 inscrits à ce jour ;

• Belle-Île-en-Mer du 10 au 17 avril 2016 : 26 inscrits (dont 7 jeunes) à ce jour ;

• Mont Saint-Michel du 5 au 8 mai 2016 : 38 à ce jour ;

• Les séjours suivants sont en préparation.

• Pour les séjours 2017, Patrice Grevet précise qu’il ne participera pas à la préparation des séjours 2017 et ne fera plus partie de la commission. Par contre, si les circonstances s'y prêtent, il demeure susceptible de proposer des séjours à l'avenir.

• Les conditions d’annulation de la participation à un séjour figurant sur le site

• Annulation du séjour par l’organisateur : remboursement intégral des sommes versées.
• Annulation du séjour par l'adhérent :

• plus de trois mois avant le début du séjour : restitution des sommes versées avec une retenue de 15 € pour frais de dossier ;
• entre trois mois et un mois avant le début du séjour : retenue d'au plus 50% du montant du séjour en fonction des pénalités imposées par les fournisseurs ;
• moins d'un mois avant le début du séjour : retenue pouvant aller jusqu'à 100% du montant du séjour en fonction des pénalités imposées par les fournisseurs."

Le conseil d'administration prend acte des conditions d'annulation de la participation à un séjour telles qu'indiquées sur le site de Bassée en Balade à la page "Les documents contractuels du séjour" en son état du 9 janvier 2016 à 11 h 41 et il les mettra en œuvre pour l'ensemble des séjours de la saison 2016. À l'issue de cette saison, il considérera le bilan de l'application de ces règles et examinera les suites à donner. Le responsable tourisme sera invité à la réunion du Conseil d’Administration traitant de cette question.

Lille Lumières : bilan et perspectives

Le bilan

2054 marcheurs ; 87 bénévoles ; un groupe de pilotage de 18 personnes ; un résultat positif dû en grande partie aux repas ;

Les perspectives pour 2016

Avant que le Conseil d’Administration ne prenne la décision de la reconduite de la manifestation pour 2016, Francis Ryndak a exposé des éléments importants de réflexion et les dernières prises de position des personnes engagées dans l’organisation :

• Les conditions de la tenue d’une nouvelle édition :

• La présence de Jean-Luc Queva dans le groupe de pilotage ;
• Un manager responsable de l’organisation ;
• Un groupe de pilotage d’une vingtaine de personnes prêtes à s’investir ;
• L’accord des institutions Sainte-Odile et Notre Dame de la Paix ;

• Consultation du groupe de pilotage :

Christian Lamblin avait exprimé sa volonté de reprendre l’animation du groupe de pilotage, sous réserve de l’engagement des membres de ce groupe. Il leur a donc téléphoné et a pris note de leurs réactions pour 2016 :

• Lille Lumières est une manifestation lourde et qui demande de l’énergie et du temps au détriment du club qui souffre d’un manque d’engagement futur sur les randonnées mensuelles et sur les séjours ;
• L’inquiétude de certains sur la participation à Lille Lumières 2016 car la ville de Lille est de moins en moins éclairée, il n’y aura pas de support tel que Renaissance comme cette année, peur de la lassitude ;
• L’intérêt financier que procure Lille Lumières n’est pas considéré comme indispensable au club ;
• Le refus de quelques piliers de l’équipe de pilotage ne permet pas d’organiser LL.

Ces diverses remarques individuelles et non pas statistiques ont conduit Christian Lamblin à renoncer à ce projet. Il en a informé le président et Jean-Luc Queva.

• Un débat s’est engagé entre les membres du Conseil d’Administration :

• En 2016, il y aura toujours des travaux à Notre-Dame de la Paix, donc l’accueil à mi-parcours se fera toujours en extérieur, et qu’en sera-t-il de la météo en 2016 ?
• L’insécurité laisse supposer une possibilité d’annulation de Lille Lumières à la dernière minute par les autorités (Ville de Lille, Préfecture, Police), d’où l’inquiétude d’une perte pour les frais déjà engagés ;
• Le nombre d’équipiers était un peu juste en 2015 (bus des Basséens+sécurité) qu’en sera-t-il pour 2016 ?
• La ville d’Arras organise une manifestation de même type ;
• Le souhait de rester sur la réussite de la 9ème édition (qui en fait était la 10ème pour la préparation) ;
• Les conséquences financières pour le club (perte de résultat).

Le Conseil d’administration, au vu de l’ensemble des éléments développés, a conclu que les conditions ne sont pas réunies pour reconduire Lille Lumières en 2016.

Il convient donc de prévenir tous les intervenants à cette manifestation : les clubs, les partenaires habituels et de changer le message sur la messagerie dédiée à la manifestation et sur le site.

L’Assemblée Générale du 05/03/2016

• Les vérificateurs aux comptes ont déjà contrôlé les comptes et les pièces justificatives jusque septembre 2015. Marie-Madeleine va leur remettre les éléments pour qu’ils puissent effectuer le contrôle des 3 derniers mois de l’exercice 2015.

• Il a été décidé que l’association offrait le repas et les boissons. Olivier Queva voit avec Didier pour le plat qui sera servi.

• Les convocations officielles et la préparation administrative seront prises en charge par le secrétariat.

Les questions diverses

• Le parcours du cœur les 2 et 3 avril : Bassée en Balade sera partenaire si la ville de La Bassée s’engage sur cet événement. Des informations seront certainement annoncées lors de la réunion du 27 janvier 2016.

• Le prochain Conseil d’Administration se tiendra le lundi 29 février 2016 (salle à préciser).