Compte rendu du conseil d'administration du 18/04/2017

Ordre du jour

• L’approbation du CA du 27/02/2017
• Les finances
• L’assemblée générale du 25 mars 2017 et l’élection du CA et du Bureau
• L’organisation de Bassée en Balade
• Les déplacements des animateurs
• Les séjours 2017
• La commission séjours du 21/04/2017
• La commission randonnées du 03/04/2017
• La gestion du serveur
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Bernard Cruppe, Francis Ryndak, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, François Gaillard, Dominique Cardon, Yveline Cruppe, Sylvie Ansart, Nadine Coupez, Michel Lobbedey, Christian Ansart, Philippe Vlaeminck et Isabelle Bober.

étaient excusés

Sandrine Cour (procuration à Nadine Coupez), Christine Delaporte (procuration à Marie-Madeleine Cardon).

L’approbation du CA du 27/02/2017

Aucune réserve n’a été formulée

Le compte rendu du conseil d’administration du 27 février 2017 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

• Marie-Madeleine a présenté la situation de la trésorerie qui est satisfaisante.

• La subvention municipale devrait se monter à 1 700 € (au lieu des 1 200 € espérés).

• Les investissements à réaliser suite au versement de la subvention du Conseil Départemental de 1 000 € en 2016 :

• le mobilier pour équiper le local : une ou deux armoires et quelques chaises ;
• un GPS

L’assemblée générale du 25 mars 2017 et l’élection du conseil d’administration et du Bureau

• Suite à l’élection des membres du CA, ceux-ci se sont réunis et ont élu le bureau :

• président : Bernard Cruppe
• trésoriers : Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez ;
• secrétaires : Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski et Régine Leroux ;
• responsables des randonnées : Dominique Cardon et Yveline Cruppe ;
• responsable des séjours : François Gaillard ;
• responsable des relations extérieures : Francis Ryndak.

• Les autres membres du CA sont : Christian Ansart, Sylvie Ansart, Isabelle Bober, Nadine Coupez, Sandrine Cour, Christine Delaporte, Michel Lobbedey, Philippe Vlaeminck.

Bernard a remercié les membres du CA qui lui ont accordé leur vote pour le poste de Président et pour la confiance qu’ils lui ont ainsi témoignée. Il a également souhaité la bienvenue aux nouveaux membres : Christian Ansart, Isabelle Bober et Philippe Vlaeminck.

L’organisation de Bassée en Balade

Daniel a projeté un document faisant apparaître les différents domaines d’activités de notre association avec les responsables de chacun d’eux. La formation de binômes est systématiquement recherchée afin que la pérennité de notre association soit assurée. Les responsables peuvent, bien sûr, se faire assister par d’autres personnes.

Pour chaque activité complexe, nous avons élaboré des fiches de procédure.

Pour les prises de décisions, les fiches de suivi sont à compléter au fur et à mesure du traitement et doivent permettre d’en connaître l’avancement à tout moment.

Certains documents sont en partage avec les personnes concernées dans l’espace Dropbox de Bassée en Balade.

Les déplacements des animateurs

Afin de continuer à privilégier les séjours proposés par les adhérents, sans entraîner, pour ceux qui souhaitent effectuer une reconnaissance préalable, de surcharge financière pour eux, le bureau a élaboré un texte qui fixe les conditions et les limites de prise en compte des frais engagés. Le texte a été soumis au vote et a été accepté à l’unanimité des voix présentes ou représentées. Ces informations seront communiquées aux animateurs organisateurs de séjours lors de la commission séjours du 21 avril 2017.

Les séjours 2017

• Presqu’île de Guérande : séjour « clé en mains » : il s’est globalement bien passé. La guide était très intéressante et a été épaulée par quelques animateurs pour encadrer le groupe de marcheurs dans les traversées de villages. La météo a été très agréable ce qui concourt également à la réussite de ce séjour.
• Entre Picardie et Champagne : 34 inscrits
• Vercors : 35 inscrits
• Randonnées en Déodatie : 14 inscrits, un message de relance va être envoyé aux adhérents.
• Périgord : les réservations sont faites au village de Combas. Dominique Grevet va envoyer les randonnées prévues en juillet afin de procéder à la mise en ligne du séjour.

La commission séjours du 21 avril 2017

La date de la commission a été repoussée à cette date afin de disposer de la nouvelle règle de prise en charge des frais de déplacements évoquée ci-dessus. Elle se tiendra à 17 h dans notre local. François doit envoyer un mail de rappel. Il dispose d’ores et déjà de quelques propositions pour les séjours 2018.

La commission randonnées du 3 avril 2017

Il n’y a pas eu de problème de calendrier qui était quasi complet avec les propositions enregistrées dans la base BIERE. Bernard rappelle qu’il est possible de proposer plusieurs randonnées sur une même date et que c’est à la commission de décider du choix. Le programme est en ligne.

La gestion du serveur

Le courrier préparé par Sandrine pour demander à OVH la possibilité, de souscrire auprès d’eux des solutions « clés en main » qui nous permettraient également d’utiliser certains logiciels (sous réserve que nous en disposions) a été envoyé. Une relance a été faite un mois plus tard, toujours pas de réponse. Une dernière tentative va être faite sous forme de lettre recommandée avec accusé réception.

Les questions diverses

• La visite guidée de l’exposition « Le mystère Le Nain » le samedi 13 mai 2017 : participation des adhérents à demander 6 €. Le courriel accompagné du formulaire est prêt à être envoyé.

• Date du prochain CA : lundi 19 juin 2017 à 18h30 au local du Foyer social et culturel.