Compte rendu du conseil d'administration du 24/06/2009

Ordre du jour

• L’approbation du compte rendu du CA du 6 mai 2009 ;
• Les finances ;
• Les séjours ;
• Lille-Lumières 2009 ;
• Bouge ta ville ;
• Le prochain programme des balades ;
• Les questions diverses.

Présence

• Étaient présents :

Jean-Luc Queva, Marie-Claude Malbranque, Danielle Wojnarowski, Marcel Gauget, Richard Droubaix, Patrick Poteau, Monique Dubrulle, Christian Fiévez, Vincent Bober , Patrice Grevet.

• Étaient absents et excusés :

Marie-Paule Delmaere, Daniel Verstaevel (procuration à Danielle Wojnarowski), Catherine Lukowski, Brenda Barré.

L’approbation du compte-rendu du conseil d'administration du 6 mai 2009

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte-rendu du conseil d’administration du 6 mai 2009 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marcel nous a présenté l'état des comptes de BenB qui doivent permettre de règler les dernières factures du week-end en baie de Somme et des séjours Pyrénées 1 et Pyrénées 2 ainsi que le remboursement du stage montagne de Patrice.

Les séjours

• Pyrénées 1 : Complet ! La répartition des chambres est faite et sera diffusée aux participants par Patrice. Un descriptif plus détaillé des randonnées sera mis en ligne sur le site. Par ailleurs, une cartographie des randonnées sera bientôt disponible.

• Pyrénées 2 : Complet !

• Fontbonne dans le Tarn : du dimanche 25 octobre au dimanche 1er novembre 2009 au centre « Espace Nature » à Penne-du-Tarn. http://www.fontbonne-tarn.com/index.php?saison=3 est prévu pour environ 50 personnes. Le prix du séjour sera fixé à 270 € environ pour la pension complète avec pique-nique le midi.

• 2 séjours raquettes hiver 2010 : un séjour pendant les vacances scolaires de février à Essert-Romand (près de Morzine) ; un séjour hors vacances scolaires à Aussois.

• Le golf du Morbihan : du 10 au 17 avril 2010 (à préciser) au centre « La pierre bleue » à Saint Gildas de Rhuys, voir le site : http://www.lapierrebleue.com/1-138/Retour-accueil.htm . Le prix du séjour sera fixé à 350 € environ pour la pension complète.

• été 2010 Pologne-Slovaquie : toujours à l’étude.

Lille Lumières 2009

La préparation commence à s’accélérer :

• La salle d’accueil à l’institution Sainte Odile : le contrat est établi. Le prix de location est plus élevé que prévu, il se monte à environ 1 100 € avec les frais divers (chauffage, nettoyage, concierge…). Un chèque d’acompte de 150 € est demandé.

• La restauration sera assurée par API avec le concours d’Olivier et le service par les adhérents de BenB. La salle de restauration permet de servir 400 repas à l’heure. Les repas seront servis de 12 heures à 21 h 30 (ou plus tard ?) sur réservation avec un horaire précisé, sinon il y a un risque d’engorgement et l’attente risque d’être longue. Un menu ch’ti au prix de 10 € est proposé le midi : carbonnade flamande, frites, tarte au chuque et une boisson ; le soir potjevlech, pommes de terre au four, tarte au libouli et une boisson (en discussion).

• La salle à mi-parcours au lycée Notre Dame de la Paix, 11 place du Concert dont l’accord est obtenu. Pour l’instant, l’accord des parties s’est fait par courriel. La salle nous est prêtée à titre gratuit. Cette salle permettra d’accueillir les randonneurs à qui nous offrirons une boisson et des biscuits gratuitement. Des toilettes seront à leur disposition.

• Les dossiers ont été déposés en mairie de Lille, de Lambersart et en préfecture. A ce jour, nous n’avons pas eu de réponse.

• Les demandes de subvention : Marcel a réuni les dossiers à déposer auprès de la ville de Lille, du Conseil Général et du Conseil Régional. La présentation du budget de la manifestation doit être étudiée avec Jean-Luc en juillet.

• La fermeture du parking à 24 heures précises (annoncée à 23 heures) implique que les autocars soient arrivés à l’institution Sainte Odile à 14 heures au plus tard pour respecter le temps de repos légal des chauffeurs.

• Jean-Luc doit rédiger un courriel aux clubs pour préciser que le parcours fera 14 km et que le retour peut se faire en métro moyennant le coût d’un ticket.

• La publicité extérieure sera à mettre en place auprès du Conseil Général, la ville de Lille, la ville de Lambersart, la FFRP, les journaux gratuits, le site « Le bon coin » billetterie. Cette année, on réalisera une affiche électronique à la place de l’affiche papier, celle-ci sera visible sur le site de BenB.

• La visite de l’église Saint Maurice et de l’église Saint étienne est prévue. Marcel se charge de contacter le prêtre de ces paroisses.

• La chorale « La clé des chants » de Lauwin Planque va se produire le 19 décembre 2009 pour la descente du Père Noël devant la CCI de Lille. Vincent propose qu’on le signale aux randonneurs.

• L’invitation du CDRP à notre manifestation est à prévoir.

• Le site Internet : la page concernant Lille Lumières 2009 sera mise en ligne très prochainement sur notre site.

• « La task force » ou force opérationnelle : Jean-Luc souhaite que des personnes s’impliquent dans l’organisation de Lille Lumières et se réunissent régulièrement pour étudier l’avancement de la préparation et les actions à mener.

Bouge ta ville

Jean-Luc et Monique assisteront à la réunion de préparation se tient le 26 juin 2009 à 19 h 30 à la mairie de La Bassée. Cette manifestation a lieu les 25 et 26 septembre 2009, c'est-à-dire les mêmes jours que les soirées théâtre organisées par BenB. Nous aurons donc besoin de bonnes volontés pour les deux manifestations.

Le prochain programme des balades

Les adhérents seront invités à rendre à Jean-Luc pour le 20 juillet 2009 au plus tard leurs propositions de randonnées pour les mois de septembre à décembre 2009. La réunion de préparation du planning est prévue le mercredi 22 juillet 2009 à 18 h 30 à la salle HGH, face à notre local.

Les questions diverses

• Théâtre : Marcel se charge de la déclaration à la SACEM dès qu’il aura le contrat avec la troupe de théâtre du Grenier de Magnicourt-en-Comté.

• Dons et fiscalité : les adhérents vont recevoir un courriel les invitant à préparer leur état personnel de déplacements pour le 31 août 2009, date de notre fin d’exercice.

• Date de fin d’exercice de BenB en fin d’année civile : toujours en attente. Jean-Luc doit demander une salle de réunion pour une assemblée générale en mars 2011 à la mairie de La Bassée.

• Date du prochain conseil d’administration : fixée au 30 juillet 2009 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie.