Compte rendu du conseil d'administration du 27/02/2017

Ordre du jour

• L’approbation du CA du 16/01/2017
• Les finances
• Les séjours 2017
• Les déplacements des animateurs
• Le Parcours du Cœur du 19/03/2017
• La gestion du serveur
• L’assemblée générale du 25 mars 2017
• Les questions diverses : actions vers la ville de La Bassée : constitution du groupe de travail de Bernard

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Ghislaine Rohart, Yveline Cruppe, Sandrine Cour, Sylvie Ansart, Nadine Coupez, Véronique Mouflin, Christine Delaporte.

étaient excusés

François Gaillard (procuration à Dominique Cardon), Patrice Grevet (procuration à Daniel Verstaevel), Maurice Gruson (procuration à Francis Ryndak), Michel Lobbedey (procuration à Bernard Cruppe).

L’approbation du CA du 16/01/2017

Aucune réserve n’a été formulée

Le compte rendu du conseil d’administration du 16 janvier 2017 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

• Marie-Madeleine a présenté la situation de la trésorerie qui est correcte et tient compte des encaissements du premier acompte du séjour Guérande. La trésorerie va redescendre avec un versement aux hébergeurs de 12 000 € environ pour les séjours Guérande et Déodatie.

• La subvention municipale : le dossier a été déposé. Le résultat et la décision devraient être connus lors de la deuxième quinzaine de mars au cours de la réception à la mairie.

• Investissements : il nous faut procéder aux achats prévus lors de la demande de subvention du Conseil Départemental. Nous aurons des justificatifs à produire sur l’utilisation de la subvention.

Les séjours 2017

Pas de modification depuis le dernier conseil d’administration.

Les déplacements des animateurs

À la demande des animateurs « débutants » qui souhaitent effectuer la reconnaissance des randonnées figurant dans le séjour proposé, nous avons été amenés à réfléchir sur les pratiques antérieures et à essayer de les adapter à la nouvelle situation.

Nous avons exposé le fruit de notre réflexion qui ne reçoit pas l’adhésion de tous. De la discussion, il ressort que les animateurs bénévoles ne souhaitent pas subir une charge financière personnelle supplémentaire et considèrent que même si les déplacements et les frais d’hébergement peuvent être déclarés en don et bénéficier de la réduction fiscale, cela ne couvre pas la totalité des frais engagés.

Le risque supposé étant que pour les années à venir, il y ait une pénurie de proposition de séjours qui ne soient pas « clés en main ».

Quelles sont les options suggérées :

• demander aux hébergeurs que la gratuité (si gratuité il y a ?) soit attribuée à l’animateur-organisateur du séjour. Il semble que cette pratique ait cours dans certains clubs. Toutefois, est-elle légale au regard de la fiscalité ?
• rembourser les frais d’hébergement pour la reconnaissance des randonnées ?

Nous allons interroger le service juridique de la FFRP sur ces pratiques. Cette décision a été mise au vote et adoptée à l’unanimité.

Lors de la commission séjours du 22 mars 2017 concernant les séjours de 2018, les animateurs qui proposeront des séjours recevront une information préalable au sujet de leurs déplacements.

Le Parcours du Cœur du 19/03/2017

Dominique, Bernard et Francis ont travaillé sur le projet. Il est prévu trois parcours fléchés de 6,9 et 13 km et une initiation à la marche nordique.

Un message sera envoyé aux adhérents pour solliciter leur présence pour le balisage, l’accueil des marcheurs et leur participation à la marche.

La communication doit être réalisée par la municipalité. De notre côté, nous en ferons l’annonce sur notre site.

La gestion du serveur

Sandrine et Nadine ont poursuivi leurs recherches et ont préparé un courrier pour OVH leur demandant la possibilité, pour les non-informaticiens que nous sommes, de souscrire auprès d’eux des solutions « clés en main » qui nous permettraient également d’utiliser certains logiciels (sous réserve que nous en disposions). Le courrier va être envoyé après signature du Président.

L’assemblée générale du 25/03/2017

Un message accompagné de la convocation à l’AG et d’un pouvoir sera envoyé par courriel (sauf pour les non connectés) comme il en a été décidé lors de l’AG 2016. Les adhérents seront invités à compléter :

• un formulaire de présence à l’AG et éventuellement de remise de pouvoir ;
• et un formulaire de participation au repas et au sucré/salé.

Les questions diverses

• Bernard a présenté le lancement de son projet concernant des animations possibles auprès des Basséens telles que : marche à pas contés, chasse aux trésors, geocaching… Il fait appel auprès des membres du CA. Peut-être faut-il exposer le projet en AG et chercher l’implication des adhérents.

• Date prochain CA : modification de date au mardi 18 avril 2017 à 18h30 au local du Foyer social et culturel.