Compte rendu du conseil d'administration du 30/03/2015

Ordre du jour

• L’organisation du bureau
• L’élection du bureau
• Les domaines
• Les outils et moyens de la gestion administrative
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Bernard Cruppe, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Yveline Cruppe, Patrice Grevet, Sandrine Cour, Michel Lobbedey, Sylvie Ansart, Véronique Mouflin, Christine Delaporte, Olivier Queva, François Gaillard, Ghislaine Rohart.

était excusé

Maurice Gruson (procuration à Francis),

était absente

Sabine Sion.

L’organisation du bureau

• Qu’est-ce que le bureau ?

• il est élu par les membres du Conseil d’Administration, il en est donc une émanation ;
• le bureau exécute les décisions du conseil d’administration ;
• il gère les affaires courantes ;
• il prépare les réunions du conseil d’administration et leur ordre du jour.
• Comme il est constitué d’un nombre de membres plus restreint, il est plus facile à réunir ; on envisage une fréquence de réunions toutes les 3 semaines ou selon les besoins ;
• le bureau peut faire appel à d’autres membres de l’association selon l’ordre du jour ;
• il peut se réunir à la demande particulière d’un membre du Conseil d’Administration..

• Comme décidé lors des précédents Conseils d’Administration, le bureau sera élargi, il peut comprendre :

• 1 président ;
• 1 ou plusieurs vice-présidents ;
• 1 ou plusieurs secrétaires ;
• 1 ou plusieurs trésoriers ;
• 1 ou plusieurs responsables de domaine ; quelques uns avaient déjà été envisagés comme pour :

• les randonnées : Bernard, Dominique et Yvelline
• les séjours : Patrice
• l’informatique, la gestion du serveur : Sandrine
• Lille Lumières : Olivier

• 2 responsables de domaine à trouver pour :

• la gestion du site Internet : non pourvu
• la communication (pour rendre Bassée en Balade plus visible, utilisation des nouveaux outils de communication) : non pourvu

L’élection du bureau

• Après discussion sur la structure du bureau, celle, ci-dessous, a été adoptée. Sitôt après, il a été proposé de voter pour les différents membres composant ce bureau. Le vote s’est fait à main levée et a donné les résultats suivants :

• le président : Francis Ryndak ;
• le vice-président en charge des Randonnées : Bernard Cruppe ;
• les trésoriers : Marie-Madeleine Cardon et Christian Fiévez ;
• les secrétaires : Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski et Régine Leroux ;
• les responsables des randonnées : Dominique Cardon et Yveline Cruppe ;

• Le bureau est donc composé de 9 membres. S’il s’avérait nécessaire le bureau pourrait être élargi en cour d’année.

Les domaines

• Les personnes suivantes ont accepté de prendre en charge :

• Sandrine Cour : l’informatique,
• Patrice Grevet : les séjours,
• Olivier Queva : Lille Lumières.

• Compte tenu de la périodicité, de la spécificité de ces domaines, elles ne sont entrées au bureau. Cependant à leur demande ou à la demande du bureau, ces membres pourront participer aux travaux du bureau.
• Les domaines « gestion du site » et «communication » seront à l’ordre du jour du prochain CA.

Les outils et moyens de la gestion administrative

• Le site Internet du club qui permet une communication vers les adhérents et vers l’extérieur (les autres clubs notamment) ; (voir les droits d’accès)

• La messagerie électronique gmail permet la réception des courriels et l’envoi de courriel à des groupes de contacts ; (voir les droits d’accès)

• Le DRIVE, associé à la messagerie gmail, permet l’établissement de formulaires et la collecte des réponses à ces formulaires sous forme de tableaux exploitables ensuite comme moyen de gestion d’un événement par exemple ;

• L’agenda électronique accessible depuis le site de BenB détaille le travail associatif et le programme des randonnées et des séjours de BenB ;

• DROPBOX permet de sauvegarder des fichiers et aussi de les partager (voir les droits d’accès) ;

• Les bases de données randonnées et documentation

• Le tableau gouvernance

• La planification annuelle répertorie les actions à mener en cours d’année :

Cette présentation rapide et non exhaustive fera l’objet d’un développement au cours des prochains CA. Il conviendra de définir les droits d’accès des uns et des autres, de fournir une formation sur l’utilisation de ces outils afin de répartir au mieux les nombreuses tâches à accomplir dans les différents domaines.

Les questions diverses

• La première réunion du Bureau nouvellement élu aura lieu le lundi 20 avril, à 18 h (salle à réserver). A la demande d’Olivier l’un des thèmes à l’ordre du jour sera « Lille Lumières », et se joindra au bureau.

• Le Prochain Conseil d’Administration se tiendra le lundi 4 mai 2015.

• Francis a conclu ce premier conseil d’administration en tant que président en rappelant :

• l’importance du travail accompli par Jean Luc et qu’il ne pourra poursuivre ce travail qu’entouré d’une équipe opérationnelle forte et solidaire, basée sur la confiance réciproque ;
• qu’il sera un président de transition ;
• qu’il souhaite garder les valeurs du club, dont la convivialité et que nous restions à l’écoute des uns et des autres.