Compte rendu du conseil d'administration du 31/08/2015

Ordre du jour

• L’approbation du conseil d’administration du 29/06/2015
• Les finances
• Les projets de la ville de La Bassée
• Les séjours 2016
• L’assurance annulation séjour
• Les adhésions 2015
• Le certificat médical
• La création d’une commission régionale « Pratiques adhésions
• L’intervention de Michel : Stevenson chemin faisant
• Lille Lumières 2015
• Les questions diverses

Présence

étaient présents

Francis Ryndak, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Régine Leroux, Marie-Madeleine Cardon, Patrice Grevet, Dominique Cardon, Olivier Queva, Maurice Gruson, Ghislaine Rohart, Sylvie Ansart, Michel Lobbedey, Christine Delaporte, Sabine Sion, François Gaillard.

étaient excusés

Christian Fiévez (procuration à Marie-Madeleine, Bernard Cruppe (procuration à Dominique), Yveline Cruppe (procuration à Marie-Madeleine), Sandrine Cour (procuration à Christine Delaporte), Véronique Mouflin (procuration à Christine Delaporte).

L’approbation du conseil d’administration du 29/06/2015

Aucune réserve n’a été formulée.

Le compte rendu du conseil d’administration du 29 juin 2015 a été adopté à l’unanimité.

Les finances

Marie-Madeleine nous a communiqué l’état de la trésorerie de notre club, qui tient compte de :

• La subvention de la commune de La Bassée a été versée. Elle récompense l’investissement de notre association qui participe aux événements initiés par la ville (Parcours du cœur, quinzaine des sports…) et à son dynamisme.
• Le solde du séjour Calanques est à régler.

Les projets de la ville de La Bassée

Suite à la réunion du 16 juin, Bernard et Dominique ont proposé les activités suivantes pour :

• la quinzaine des sports :

• marche de 12 km le dimanche 13 septembre, départ de la place de la mairie, rdv à 8h15 pour un départ à 8h30
• marche Rando Santé de 5km le jeudi 17 septembre, départ de la place de la mairie, rdv à 13h30 pour un départ à 13h45
• marche nordique: deux séances : le mardi 15 septembre de 18h30 à 20h00 au stade de foot rue de Lille et le samedi 19 septembre de 9h30 à 11h30 au stade de foot rue de Lille

• fête du sport : samedi 12 septembre 10 h/18h uniquement. Quelques membres du Conseil d’administration et adhérents se sont portés volontaires pour la tenue du stand, le planning a pu être complété. Michel assurera le rôle de superviseur.

Les séjours 2016

• Pour répondre aux demandes particulières de certains adhérents pour des séjours en dehors des vacances scolaires et sur des circuits moins difficiles qu’en environnement montagne, Jean-Luc a demandé au directeur de Fleurs et Neige, village vacances de Cap France, un devis pour un séjour d'une semaine dont les caractéristiques sont les suivantes :

• séjour en pension complète, en chambre double avec salle de bains et toilettes dans la chambre, en juin ou septembre 2016 (de préférence en juin) ;

• randonnées accessibles au plus grand nombre et encadrées par un animateur professionnel, moins de 300 mètres de dénivelée positive ;

• important programme de visites : culture et patrimoine (les Chemins du baroque), art militaire (les forts de l'Esseillon), l'Italie (Turin et Suse), nature (le Parc national de la Vanoise), industrie (Opinel, hydroélectricité, aluminium) ;

• animation des soirées.

• Ce type de séjour ne nécessiterait pas d'animateur pour les randonnées, mais d’un « accompagnateur » pour assurer la liaison entre le groupe et la direction de Fleurs et Neige.

• Quant à la possibilité d’étendre le projet à d’autres clubs et d’assurer le transport par autocar de La Bassée et durant toute la semaine, les membres du Conseil d’Administration n’y sont pas favorables pour raison de coût et de gestion plus importants.

C’est à la vue du devis que le CA arrêtera une décision.

• A la demande de Patrice, François s’est porté volontaire pour répertorier les centres d’hébergement afin de faire des demandes de devis pour de futurs séjours.

• Pour Belle île : le devis est fait. Une option sera faite fin septembre. Un acompte sera à verser.

• Pour le Beaufortin : le projet est à l’étude.

L’assurance annulation séjours

• Le remboursement du trop perçu à l’assureur est effectué par notre association en respect des conditions fixées par l’assureur

• Quelle décision prendre en cas d’annulation du séjour par un adhérent (assuré ou non) quand l’hébergeur n’a pas facturé les prestations ou les a facturées partiellement au club ?

Après un débat assez long, il a été décidé de rembourser l’adhérent de la façon suivante :

• Si l’hébergeur n’a pas facturé les prestations, le remboursement du séjour à l’adhérent sera fait sous déduction de l’indemnité éventuellement reçue de l’assureur et de 15 € de frais de dossier.
• Si l’hébergeur a facturé partiellement, le remboursement du séjour à l’adhérent sera calculé comme ci-dessus et diminué de cette facturation partielle.

• Nous allons solliciter Jean-Luc comme responsable tourisme et éventuellement Jérôme pour avoir si nécessaire l’avis d’un juriste sur la gestion des annulations de séjours par une association.

Les adhésions

• La FFRP nous a communiqué les nouveaux tarifs de licence, par exemple FRA assurance familiale avec responsabilité civile 40,25 €.

• A ce tarif, le surcoût réclamé par le CDRP s’ajoute : 1 € pour les adhésions individuelles ou 2 € pour les adhésions familiales.

• La cotisation réclamée en 2014 pour adhérer à notre club était de 8 €. La question de son augmentation a été mise au vote : Doit-on augmenter le montant de l’adhésion ? Le conseil d’administration a voté son maintien à 8 € à l’unanimité des voix.

Le certificat médical

La FFRP a fourni une information concernant la certificat médical et les règles à appliquer. Etant affiliée à la FFRP, notre association se doit de les respecter. Pour 2015, le certificat médical est obligatoire pour tous. Ensuite, les règles seront les suivantes :

• Certificat médical obligatoire lors de toute nouvelle adhésion ;
• Certificat médical à renouveler tous les ans pour les adhérents de plus de 70 ans et les adhérents « RandoSanté »
• Certificat médical à renouveler tous les 3 ans pour les autres adhérents.

L’information sera donnée aux adhérents sur la page « Adhésion » du site.

La création d’une commission régionale « Pratiques adhésions » :

Une nouvelle commission régionale a été mise en place « Pratiques adhésion » avec la participation de responsables associatifs pour participer à des travaux. L’engagement consiste à assister à 3 ou 4 réunions par an et à échanger des mails. Aucun membre du Conseil d’Administration ne souhaite participer à cette commission.

L’intervention de Michel : Stevenson chemin faisant

Michel a proposé une intervention auprès des adhérents sur le thème de Stevenson sous forme d’une conférence. Comme notre ami réside maintenant dans le sud, la seule date possible est le vendredi 13 novembre (lors de sa visite annuelle dans le Nord). Le CA en accepte le principe sous réserve de trouver une salle pour accueillir la conférence et les participants. La seconde, de mobiliser les participants, sachant que le lendemain nous avons la réunion séjours 2016 et Lille Lumières 2015.

Lille Lumières 2015

Voici les dernières informations concernant Lille Lumières :

• Prévisions : 1024 marcheurs, 18 bus, repas midi 512, repas soir 406
• Inscriptions : 375 marcheurs + 5 enfants, repas midi 119, repas soir 148
• Patrice est en relation avec l’équipe de R?naissance Lille 3000. La randonnée de Lille Lumières est annoncée sur leur site à la rubrique Urbanisme. Patrice a lancé un appel aux photographes pour la réalisation de quelques photos de qualité. C’est urgent, l’équipe de R?naissance Lille 3000 devant être présente lors de la braderie de Lille.
• Les participants à Lille Lumières et les adhérents de BenB bénéficieront d’une entrée à 4 € par couple au Tri Postal pour visiter une exposition le lendemain 13 décembre.

Les questions diverses

• Patrice propose de coupler à la randonnée du 11 octobre 2015 inscrite au programme du club, une visite guidée de l’exposition « La joie de vivre » au Palais des Beaux-Arts de Lille. La participation des adhérents sera de 5 euro, Bassée en Balade prenant en charge le reste du coût (entrée et guide). Le Conseil a approuvé cette proposition à l’unanimité des voix.

• La réunion de préparation du séjour Calanques se tiendra le vendredi 25 septembre 2015 à 18h30 en la présence de Martine qui sera dans le Nord à cette date. Patrice propose que les animateurs soient présents vers 17h30 pour étudier avec Martine les groupes à constituer et les aménagements possibles des randonnées.

• Le Prochain Conseil d’Administration se tiendra le lundi 2 novembre 2015 à la salle basse de la mairie de La Bassée.