Compte rendu du conseil d'administration du 03/12/2013
Ordre du jour
- L’approbation du conseil d’administration du 07/10/2013
- Les finances
- Les séjours 2014
- Lille Lumières 2013
- Le planning de 2014
- La succession du président
- L’organisation des commissions
- Les questions diverses
Présence
- étaient présents
Jean-Luc Queva, Marie-Claude Malbranque, Daniel Verstaevel, Danielle Wojnarowski, Marie-Madeleine Cardon, Christian Fiévez, Dominique Cardon, Michel Lobbedey, Yveline Cruppe, Bernard Cruppe, Patrick Poteau.
- étaient excusés
Patrice Grevet (procuration à Jean-Luc), Marcel Gauget, Catherine Lukowski (procuration à Danielle).
L'approbation du compte rendu du 07/10/2013
Aucune réserve n’a été formulée.
Le compte rendu du conseil d’administration du 7 octobre 2013 a été adopté à l’unanimité.
2. Les finances
Les comptes présentés par Marie-Madeleine sont très satisfaisants :
au Crédit Agricole : 22 750,55 € au Livret A : 19 199,47 € au Livret d'épargne : 134,02 € en caisse 145,76 €
Ces chiffres tiennent compte des règlements des clubs pour leurs inscriptions et leurs réservations de repas à Lille Lumières et des 164 adhésions prises à ce jour.
Le résultat des séjours : tous les séjours 2013 sont cloturés. La marge est de 4,39 % sur l'ensemble des séjours.
3. Les séjours 2014
Les séjours sont maintenant disponibles sur le site. Certains ne sont pas tout à fait prêts comme le week-end à Péronne, le massif de l'Oberland et le massif de Cerces.
Jean-Luc a envoyé des messages pour lancer les inscriptions rapidement. En effet, certains hébergeurs exigent une réponse sous un délai très court.
4. Lille lumières 2013
les chiffres : inscriptions 21 enfants, 1721 adultes ; 26 cars ; 1 000 repas le midi ; 900 le soir ; 71 bénévoles ;
dernière réunion de préparation : vendredi 6 décembre 5. Le planning 2014
les conseils d'administration : il a été décider de revenir à une fréquence plus rapprochée soit les mardis : 14/01/2014 11/03/2014 13/05/2014 01/07/2014 02/09/2014 04/11/2014
le salon des sports nature : 16/02/2014
les commissions randonnées : 08/04/2014 début ou fin juillet selon les dates de vacances des responsables de la commission randonnées 19/12/2014
la commission balisage : à convoquer si nécessaire ;
la commission séjours : 17/06/2014
la commission finances : 04/03/2014
les projets de formations : rando santé voir le planning des formations de la FFRP : http://www.ffrandonnee.fr/formations/formation_catalogueRes.aspx?t=fr&a=2014&st=20&tr=0
l'assemblée générale 2014 : 29/03/2014
la soirée de novembre 2014 : 1511/2014
Lille Lumières 2014 : 13/12/2014 (sous réserve d'accord du conseil d'administration du 14/01/2014)
6. La succession du président
Jean-Luc a réitéré son souhait d'arrêter ses fonctions de président de l'association. Il souhaite que Bassée en Balade soit pérenne. Aussi, il accompagnera le (la) future président(e) dans l'exercice de ses nouvelles responsabilités.
Le planning envisagé est le suivant : au 31/03/2015 : le (la) future président(e) s'est déclaré(e), est élu(e) ? au 31/03/2017 au plus tard : la succession est terminée.
Jean-Luc a listé des tâches dont il ne souhaite plus s'occuper dès à présent : les adhésions ; la gestion du courrier postal ; la gestion du courrier électronique ; la gestion des photos ; l'écriture des articles de presse ; la gestion de la boisson ; la fabrication des séjours ; la mise à jour du site…
afin d'éclairer leur choix, les membres du conseil d'administration souhaitent avoir davantage de renseignements sur ces différentes tâches : en quoi consistent-elles, quelle est leur durée, leur fréquence, quelles sont les compétences requises, quel est le matériel nécessaire... Des fiches de procédure doivent être envisagées pour le prochain conseil d'administration.
Par ailleurs, il serait souhaitable que 2 personnes travaillent de concert afin d'assurer la continuité en cas d'absence de l'une d'elle.
On pourra solliciter les adhérents non membres du conseil d'administration lors de la prochaine assemblée générale.
7. L'organisation des commissions
Le fonctionnement des différentes commissions n'a pas été très satisfaisant (ou inégalement). C'est pourquoi, leur fonctionnement, leurs attributions vont être revus afin de constituer de vraies équipes avec un responsable et un coresponsable.
8. Les questions diverses
la formation SA1 aura lieu les 7 et 8 décembre à La Bassée avec 13 personnes.
La date du prochain CA est fixée mardi 14 janvier 2014 à 18 h 30 à la salle basse de la mairie de La Bassée.