Assemblée générale du samedi 28 mars 2015/cre

Le samedi 28 mars 2015 à 19 heures s'est tenue, dans la salle du Foyer culturel et social de La Bassée, l'assemblée générale extraordinaire de l'association Bassée en Balade.

Ordre du jour

À l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire :

• approbation du projet de modification des articles 7 et 9 des statuts ( pdf à imprimer) ;
• approbation du projet de règlement intérieur ( pdf à imprimer).

Patrice qui a conduit les travaux du groupe de travail « Règlement intérieur et statuts » a exposé les raisons de la modification des statuts et de la mise en place d’un règlement intérieur.

Pourquoi ?

Bassée en Balade est parti d’un groupe de copains avec des statuts de format minimum.

L’association a grandi, elle s’est renouvelée. Pour gérer ces transformations et résoudre les questions qui se sont posées au fil de l’expérience, des règles de fonctionnement se sont mises en place. Jean-Luc et nos secrétaires, Danielle et Daniel, ont eu le souci de faire connaître et partager ces règles communes grâce notamment au site de Bassée en Balade, à la diffusion des comptes rendus du conseil d’administration, aux réunions d’information avant les séjours, etc.

Dans la suite logique de ce travail, il a paru utile d’adopter un règlement intérieur pour au moins trois raisons :

1. Formaliser plus des règles en partie écrites, en partie tacites, dont certaines assez peu connues ; juste un exemple, le droit de vote des mineurs à l’assemblé générale. Plus généralement, en écrivant et diffusant un règlement intérieur, faciliter l’intégration de tous les adhérents, nouveaux ou moins nouveaux.
2. Apporter des précisions nécessaires, par exemple sur la perte de la qualité de membre du fait du non-paiement de la cotisation annuelle.
3. Compléter les règles face à des questions nouvelles, par exemple sur le droit à l’image avec l’internet actuel.

Ces questions ont été posées par Jean-Luc et le conseil d’administration avant que le changement de président ne devienne d’actualité immédiate. Mais celui-ci renforce l’intérêt d’un peu plus de mise en forme et d’actualisation de nos règles communes.

Comment ?

Après le pourquoi, le comment. Un premier aspect concerne les rôles du règlement intérieur et des statuts.

Quatre niveaux de règles

Pour les situer, soulignons qu’existent quatre niveaux de règles :

Les statuts

Ils constituent le socle ; ils fixent les buts de l’association (la randonnée à pied) et les grandes lignes de son fonctionnement. Leur modification comporte le plus d’exigences de procédure. Le dépôt initial de nos statuts en préfecture a permis à notre association d’avoir la capacité juridique, notamment d’ouvrir des comptes bancaires ; il a entraîné ensuite l’obligation de déclarer en préfecture les modifications des statuts, etc.

Le règlement intérieur

Il précise les conditions pratiques d’application des statuts. Il évolue de façon plus aisée que ceux-ci pour s’adapter au changement des circonstances. Il suffit d’une assemblée générale ordinaire pour les modifier.

Soulignons qu’on ne doit pas chercher à tout mettre dans le règlement intérieur, car il y a encore deux autres niveaux de règles.

Les décisions du conseil d’administration

Elles sont prises dans le cadre des statuts et du règlement intérieur et portées à la connaissance de tous via le site de Bassée en Balade.

Le tacite

Ce qui fait règle commune sans avoir besoin d’être écrit, par exemple qu’il est bien de ne pas marcher sur les pieds des autres lors de nos balades, ou, plus sérieusement, les gestes d’entraide et de solidarité, attendus entre randonneurs.

Dans l’élaboration des textes qui vous sont soumis, nous sommes partis de l’intérêt d’adopter un règlement intérieur. En cours de discussion, il est apparu utile, pour des raisons de clarté, de revoir l’article 7 des statuts sur la perte de la qualité de membre. Ensuite, quand le changement de présidence est apparu d’actualité immédiate et que, pour le réussir, il fallait répartir plus les responsabilités, il a été proposé de modifier l’article 9 des statuts. Il s’est agi d’ouvrir la possibilité, sans que cela soit une obligation, d’ajouter à la composition actuelle du bureau (président, vice-présidents, secrétaires, trésoriers) des responsables de secteurs d’activité (informatique, randonnées, séjours, Lille Lumières, etc.)

Le mode d’élaboration des textes proposés

Dernières indications : comment avons-nous abouti aux textes soumis à votre vote ? Écrire directement au cours d’une assemblé générale est très difficile et hasardeux, car il faut le temps de la réflexion, de la vérification par exemple juridique, de l’esprit de l’escalier, des allers-retours. Pour en tenir compte, en associant à l’élaboration des textes tous les membres de Bassée en Balade qui pouvaient le souhaiter, nous avons procédé ainsi :

1. Le conseil d’administration du 5 janvier 2015 a mis en place une commission qui a échangé par courriels et qui s’est réunie deux fois en janvier pour aboutir à des avant-projets.
2. Le 3 février, la discussion a été ouverte à tous les adhérents en leur diffusant ces textes.
3. À partir des réactions intervenues, le conseil d'administration du 16 février les a modifiés et transformés en projets à nouveau diffusés à tous.
4. Il y a eu ensuite une seule proposition d’amendement que le conseil d'administration a intégré le 16 mars. Le dernier état des textes a été à nouveau diffusé à tous. Il n’a pas suscité de réactions.
5. Cela doit témoigner d’un accord au moins assez général. Cependant, s’il reste des questions, vous allez les soulever. Ensuite, nous voterons. Cette assemblée générale est souveraine quant à la procédure de vote. Cela n’empêche pas le conseil d'administration d’avoir une proposition à ce sujet. Compte tenu du mode de préparation des textes et de son résultat, il lui a paru raisonnable de proposer à l’assemblée générale un vote global sur la modification des statuts, puis sur le règlement intérieur.

Approbation de la modification des statuts de Bassée en Balade

L’actuel article 7 des statuts

Article 7 – Radiations

La qualité de membre se perd par

1. la démission ;
2. le décès ;
3. la radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation, ou pour motif grave, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.

La nouvelle rédaction proposée pour l’article 7

Article 7 – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par

• la démission ;
• le décès ;
• le non-paiement de la cotisation qui vaut démission ;
• l’exclusion pour motif grave selon les modalités précisées dans le règlement intérieur.

Le début de l’actuel article 9 des statuts

Article 9 – Conseil d’administration

L’association est dirigée par un conseil de sept membres au minimum, élus pour deux années par l’assemblée générale. Les membres sont rééligibles.

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de

1. un président ;
2. un ou plusieurs vice-présidents ;
3. un secrétaire et, s’il y a lieu, un secrétaire adjoint ;
4. un trésorier et, s’il y a lieu, un trésorier adjoint.

La nouvelle rédaction proposée pour le début de l’article 9 des statuts

Article 9 – Conseil d’administration et bureau

L’association est dirigée par un conseil de sept membres au minimum, élus pour deux années par l’assemblée générale. Les membres sont rééligibles.

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de

1. un président ;
2. un ou plusieurs vice-présidents ;
3. un secrétaire et, s’il y a lieu, un secrétaire adjoint ;
4. un trésorier et, s’il y a lieu, un trésorier adjoint.
5. éventuellement des membres responsables de secteurs d'activité de l'association.

…Suite de l’article 9 inchangée

Le vote

L’approbation du projet de modification des articles 7 et 9 des statuts de Bassée en Balade a été mis au vote après quelques discussions.

La modification des statuts a été votée à l’unanimité des voix.

Approbation du règlement intérieur de Bassée en Balade

Titre 1 − L’adhésion à l’association

Article 1 – L’adhésion annuelle

L’adhésion à Bassée en Balade s’effectue et se renouvelle par période allant du 1^er septembre au 31 août de l’année suivante.

En début de période, un appel à cotisation est adressé par courriel à tous les adhérents de la période précédente qui sont invités à régler rapidement leur cotisation s’ils veulent continuer à être membres de l’association.

Article 2 – L’adhésion du mineur

L’adhésion d’un mineur à Bassée en Balade intervient soit du fait d’une adhésion individuelle, soit du fait d’une adhésion familiale ; dans les deux cas, le mineur est un membre individualisé de l’association. Le bulletin d’adhésion est signé par les deux parents, sauf en cas d’autorité parentale unique attestée par son titulaire.

Article 3 – Le certificat médical

Pour participer à Bassée en Balade, il est demandé, selon une périodicité conforme à la règlementation sur les clubs sportifs, un certificat médical de non contre-indication à la pratique de la marche.

Article 4 – La perte de la qualité de membre

La perte de la qualité de membre intervient pour non-paiement de la cotisation annuelle au 31 décembre ; elle est constatée par le bureau sans autre procédure.

Cependant, si le non-paiement de la cotisation est le fait d’un membre du conseil d’administration, le constat est fait par ce conseil, l’intéressé en étant averti par courriel une semaine au moins avant la réunion de celui-ci.

La perte de la qualité de membre pour non-paiement de la cotisation laisse entièrement ouvert le droit pour la personne concernée de demander à nouveau son adhésion à l’association avec application de l’article 5 des statuts.

L’exclusion intervient pour un motif grave, notamment un comportement mettant en danger la sécurité des personnes lors des randonnées et séjours organisés par l’association, un comportement portant préjudice matériel ou moral à l’association.

Elle est envisagée d’abord par le bureau qui, par lettre recommandée, avertit l’intéressé de la décision susceptible d’être prise à son encontre et le convoque à une réunion du conseil d'administration pour lui permettre de se défendre. A cette réunion, l'intéressé peut se faire accompagner ou représenter par la personne de son choix. Ensuite, le cas échéant, l’exclusion est prononcée par le conseil d’administration.

Titre 2 – La direction et la gestion de l’association

Article 5 - Le Conseil d’administration et le bureau

Le conseil d’administration prend toutes les décisions nécessaires à la vie de l’association, sous réserve des pouvoirs statutairement réservés à l’assemblée générale.

Le bureau exécute les décisions du conseil d’administration ; il gère les affaires courantes ; il prépare les réunions du conseil d’administration et leur ordre du jour.

Le conseil demeure entièrement libre de fixer son ordre du jour au début de chacune de ses réunions.

Au conseil, le vote par procuration est admis dans la limite de deux pouvoirs par membre présent ; le vote à bulletin secret est de droit pour toute question relative aux personnes.

Les qualités de membre du conseil d’administration et de membre du bureau se perdent automatiquement du fait de la perte de la qualité de membre.

Article 6 – Le mineur à l’assemblée générale et au conseil d’administration

Un mineur adhérent à l’association a le droit de vote à l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. À partir de 16 ans, il peut être élu au conseil d’administration.

Titre 3 – Droit à l’image et comptes rendus littéraires des activités

Article 7 – Images et comptes rendus sur le site Bassée en Balade

Bassée en Balade met en ligne sur son site des comptes rendus en images et textes de ses activités ; elle utilise les mêmes matériaux lors de réunions internes ou ouvertes au public. Elle le fait au bénéfice de ses membres (souvenirs, information interne) et pour se présenter à l’extérieur.

Article 8 – L’autorisation lors de l’adhésion annuelle

Le bulletin annuel de demande d’adhésion à Bassée en Balade comporte une clause par laquelle le demandeur majeur indique qu’il autorise l’association à reproduire et publier aux seules fins indiquées ci-dessus les images saisies lors des activités qu’elle organise au cours de l’année en cause et dans lesquelles il est reconnaissable.

Il autorise de même la mention de son prénom (associé éventuellement à la première lettre de son nom) dans les légendes des photos et comptes rendus littéraires de ces activités.

Ces clauses sont rappelées pour mémoire dans le bulletin d’inscription à un séjour.

Article 9 – L’autorisation concernant les mineurs lors d’un séjour et d’une manifestation

Concernant les mineurs, l’autorisation doit être signée par les deux parents, sauf cas particulier d'autorité parentale unique, et ce pour chaque séjour ou manifestation organisés par l’association.

Article 10 – Les garanties pour les personnes

Le bureau de l’association veille à ce que les images et textes mis en ligne n’aient jamais un caractère désobligeant pour les personnes.

En outre, il donne suite dans les meilleurs délais à toute demande formulée par un membre de l’association de retrait d’une image le représentant de façon reconnaissable, et cela sans qu’il soit besoin d’une justification particulière.

Il opère de même concernant une demande par un membre de l’association de retrait de la mention de son identité dans un compte rendu.

Toute demande de retrait est adressée au président de l’association.

Titre 4 − L’organisation des activités

Article 11 – La participation aux activités

Pour participer aux activités de Bassée en Balade il faut avoir réglé la cotisation annuelle. Toutefois, les personnes envisageant une première adhésion peuvent être autorisées à participer à au plus trois randonnées avant d’adhérer.

Article 12 – Le mineur participant à un séjour et sa santé

Un mineur présent lors d’un séjour sans être accompagné d’un titulaire de l’autorité parentale est placé sous la responsabilité d’un ou de plusieurs majeurs auxquels ses parents (ou titulaires de l’autorité parentale) l’ont confié. Ce ou ces majeurs doivent se munir d’une autorisation parentale écrite concernant leurs interventions à propos de la santé du mineur en cause.

Article 13 − La sécurité, l'animateur et le randonneur

A) L’animateur

• Chaque randonnée est placée sous la responsabilité d’un animateur. Concernant la réalisation de la randonnée, l’animateur a une obligation de moyens et de prudence et non de résultats.
• L’animateur prépare la randonnée : itinéraire, estimation de la longueur, des temps de marche et de pause, consultation des prévisions météorologiques, repérage des replis possibles (itinéraire alternatif, abris, accès des secours, etc.).
• Il s’équipe en matériels d’orientation, de sécurité, de secours, de communication, adaptés à la randonnée.
• Il informe les participants sur l'itinéraire, le terrain, la météo, le niveau physique et l’équipement matériel requis.
• Il est en droit de refuser au départ de la marche tout participant ne disposant pas de l’équipement requis ou ne lui paraissant pas présenter un état physique adapté.
• Au départ et dans le cours de la randonnée, il procède aux adaptations nécessitées par les circonstances et la forme des participants.
• L’animateur respecte et s’attache au respect par le groupe des milieux traversés et de leur réglementation (par exemple sur la présence des chiens même tenus en laisse).
• Il respecte et s’attache au respect par le groupe des consignes de sécurité du code de la route.
• L’animateur est responsable pendant la marche et jusqu’à sa fin de l’ensemble du groupe qu’il a pris en charge au départ.

B) Le randonneur

• Le randonneur porte un équipement correspondant aux indications données de façon générale sur le site de l’association et spécifiées selon les randonnées.
• Il dispose sur lui de sa carte vitale, d’une pièce d'identité et de sa licence FFRP.
• Lors d’une Rando Santé®, le marcheur souffrant d’une pathologie grave porte sur lui une fiche comportant les indications nécessaires en cas d’urgence.
• Le randonneur respecte les milieux traversés, le code de la route, les règles portant sur la présence des animaux.
• Il respecte les consignes données par l'animateur, par exemple sur l’organisation du groupe pendant la marche et la visibilité entre les personnes.
• Il ne quitte pas le groupe sans l’accord de l’animateur.

Titre 5 – Dons et reçus fiscaux

Article 14 – L’objet des dons et reçus fiscaux

L'administration fiscale accorde à Bassée en Balade l'habilitation à recevoir des dons et délivrer des reçus fiscaux. Les dons se rapportent aux déplacements effectués au bénéfice de Bassée en Balade et pour lesquels l'adhérent renonce à leur remboursement par l’association.

Les déplacements au départ des randonnées et des séjours, autres que pour les animateurs, ne sont pas concernés par ces dispositions.

Article 15 – La gestion administrative et fiscale

Pour toutes les activités qui figurent à l'agenda de Bassée en Balade (réunions des commissions, conseils d'administration, reconnaissance et encadrement des balades...), le donateur renseigne l'ordre de mission après l'activité, au plus tard dans les 30 jours qui suivent et avant le 31 décembre ; dans les mêmes délais, il envoie au responsable de la gestion des dons les justificatifs des frais.

Pour les déplacements concernant des projets de séjours non encore mis au programme de Bassée en Balade, il est nécessaire d’obtenir du président un ordre de mission spécifique et préalable.

Des précisions sur la procédure sont données sur le site de l’association.

Titre 6 – Convocation aux assemblées générales

Article 16 – Modalités

Le Conseil d’Administration du 29/02/2016 a approuvé à l'unanimité des voix l’ajout des points suivants à notre Règlement Intérieur :

• Les convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont adressées par courriel à l’adresse électronique communiquée lors de l’adhésion annuelle.
  
• Les adhérents titulaires de cette adresse électronique sont chargés de relayer cette information auprès des membres rattachés à leur licence (conjoint, enfants, petits enfants …).
• Les adhérents ne disposant pas d’une adresse courriel seront convoqués par voie postale.

Le vote

L’approbation du projet de règlement intérieur a été mis au vote après quelques discussions.

Le règlement intérieur a été approuvé à l’unanimité des voix sauf une.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. L'assemblée générale est suivie d'un apéritif offert par Jean-Luc et d'un repas offert par le club.